Villkor och begränsningar i fråga om miljöministeriets specialunderstöd

Allmänt

Miljöministeriet beviljar statsunderstöd ur anslagen i statsbudgeten. Ministeriet bereder stödbesluten, övervakar användningen av understöden och bedömer effekterna av dem.

I den verksamhet som statsunderstödet beviljas för ska stödmottagaren iaktta de villkor och begränsningar som nämns i statsunderstödsbeslutet. Detta dokument om villkor och begränsningar redogör för de bestämmelser i statsunderstödslagen (688/2001) som är relevanta för statsunderstödstagare och andra bestämmelser som gäller användningen av statsunderstödet.

Användning av understödet

Statsunderstöd får användas endast för ändamål som överensstämmer med statsunderstödsbeslutet.

De faktiska inkomsterna och kostnaderna för det projekt som beviljats understöd ska följas upp med ett separat uppföljningsobjekt i bokföringen (nedan ”projektet”). I stödbeslutet bestäms hur stor del av de faktiska totala kostnaderna för verksamheten som specialunderstödet högst får täcka.

Med miljöministeriets specialunderstöd täcks det underskott som uppstår till följd av det projekt som beviljas stöd. Underskottet beräknas genom att man från de godtagbara kostnaderna drar av övriga understöd som beviljats för samma kostnader samt de intäkter projektet eventuellt gett upphov till.

Om miljöministeriets understöd är större än det faktiska underskottet, ska skillnaden mellan understödet och det faktiska underskottet återbetalas till ministeriet (se Återbetalning av understöd).

Om det statsunderstöd som beviljats i stödbeslutet får användas för att stödja någon annan än stödmottagarens verksamhet eller projekt, ska stödmottagaren ingå ett avtal enligt statsunderstödslagen med den som bedriver verksamheten eller genomför projektet om användningen av statsunderstödet och om övervakningen av och villkoren för användningen.

Specialunderstödet får användas endast under den tid som nämns i stödbeslutet. Intäkter och kostnader som överensstämmer med understödets användningsändamål ska användas och vara bokförda under understödets användningstid.

Godtagbara kostnader

Som godtagbara anses sådana till beloppet skäliga kostnader som är nödvändiga med tanke på det projekt som stöds. Som godtagbara kostnader för varje år beaktas de kostnader som enligt bokföringslagen (1336/1997) och bokföringsförordningen (1339/1997) samt enligt god bokföringssed ska antecknas som kostnader i bokslutet för räkenskapsperioden i fråga.

Upphandling

Med upphandling avses bland annat köp av varor och tjänster, hyra och därmed jämförbar verksamhet samt utläggning på entreprenad mot ekonomiskt vederlag.

Som upphandling betraktas till exempel inte att

• utföra något som eget arbete
• anställa någon i arbetsförhållande
• förvärva eller hyra mark, befintliga byggnader eller annan fast egendom.

Om understödet används för anskaffning av lösa anläggningstillgångar och anskaffningsutgifterna bokförs i balansräkningen, kan anskaffningsutgifterna helt och hållet beaktas som godtagbara kostnader för den tid de har använts inom projektet.

Med specialunderstöd får man inte täcka lokalkostnader som inte föranleds av projektet. De anskaffningar av möbler och apparatur som görs med projektstödet måste vara nödvändiga med tanke på genomförandet av projektet. Det lösöre som anskaffats under projektet ska tjäna stödmottagarens allmännyttiga verksamhet efter projekttiden.

När det gäller investeringsunderstöd utgör de anskaffningar som aktiveras som anläggningstillgångar i sin helhet godtagbara kostnader (med undantag av moms).

Stödmottagaren ska på ett tillräckligt och ändamålsenligt sätt försäkra egendom som förvärvats med statsunderstödet.

Löner och arvoden

Som skäliga kostnader räknar ministeriet löner eller arvoden som för varje löntagare utgör högst ett belopp som motsvarar en årslön på 80 000 euro jämte lagstadgade lönebikostnader. Lönen kan betalas ut som penninglön eller naturaförmån.

För personalkostnadernas del anses godtagbara kostnader vara kostnaderna för anställda som anställts för projektet samt kostnaderna för övriga anställda, om mottagaren av understödet på tillförlitligt sätt med hjälp av arbetstidsuppföljning visar hur de anställdas arbetsinsats är kopplad till projektet. Av arbetsavtalet för de personer som anställts för projektet ska det framgå att den anställda anvisar 100 procent av sin arbetstid för projektet. Om andra arbetstagare anställs, ska deras lönekostnader allokeras till projektet i enlighet med arbetstidsuppföljningen. Arbetstidsuppföljningen ska godkännas av den projektansvarige.

Utförande av eget arbete

Om stödmottagaren själv producerar en sådan tjänst eller vara som denne behöver, beaktas endast tjänstens eller varans verkliga produktionskostnader som godtagbara kostnader. 

Resekostnader

Som skäliga resekostnader godkänns de kostnader som realiserats i överensstämmelse med statens resereglemente. Som skäliga representationskostnader som är nödvändiga för genomförande av projektet godkänns sådana kostnader som är motiverade för att visa sedvanlig gästfrihet eller artighet. Kostnader som beror på penninggåvor eller presentkort som har ett penningvärde är inte godtagbara.

Mervärdesskatt

Statsunderstöd beviljas i regel endast för projektets mervärdesskattefria kostnader, dvs. det understöd/stöd/belopp som beviljas inbegriper i regel inte mervärdesskatt.  Om mervärdesskatten kvarstår som slutlig kostnad för stödmottagaren, kan mervärdesskatten godtas som en omkostnad för vilken understöd beviljas. I fråga om understöd som beviljats kommuner godkänns endast momsfria kostnader.

Kostnader som inte godkänns

Som godtagbara kostnader anses inte

• avskrivningar, med undantag av avskrivningar enligt punkten ovan (investeringsunderstöd)
• kostnader för medelsanskaffning
• utgifter för affärs- och placeringsverksamhet
• reserver
• kalkylmässiga poster som inte baserar sig på faktiska kostnader
• amorteringar på lån
• låneräntor
• avgifter för icke lagstadgade extra pensioner
• ersättningar för uppsägning eller lönekostnader för uppsägningstid utan arbetsskyldighet
• resultatpremier
• rättegångskostnader
• ersättningar som en domstol dömt stödmottagaren att betala
• avgifter av straffnatur, såsom böter eller dröjsmålsräntor
• återbetalning av understöd, åläggande i fråga om återkrav eller en kreditförlust av vidareförmedlat understöd

Allokering av de allmänna kostnaderna

Stödmottagaren kan täcka allmänna kostnader för verksamheten med specialunderstödet med följande begränsningar:

De allmänna kostnaderna utgörs av sådana kostnader för allmän administration som inte ingår i någon specifik verksamhet eller något enskilt projekt. Allmänna kostnader som uppstår oberoende av projektet får inte bokföras i projektets bokföring. De allmänna kostnaderna får uppgå till högst 15 procent av de totala kostnaderna för det projekt som beviljas understöd. Allmänna kostnader kan allokeras endast på basis av faktiska personalkostnader.

De allmänna kostnaderna ska

• allokeras och motiveras klart och tydligt
• motsvara kostnadskalkylen för projektet
• dokumenteras separat
• bygga på samma grunder under hela användningstiden.

De allmänna kostnaderna ska basera sig på faktiska kostnader och stödmottagaren ska kunna påvisa att kostnaderna har realiserats.

Ändring av ändamålet och användningstiden samt villkoren

Miljöministeriet kan på ansökan av stödmottagaren av en välgrundad anledning ändra användningsändamålet och användningstiden samt villkoren för understödet. En ansökan om ändring ska göras senast 30 dygn innan användningstiden för understödet går ut. Stödbeslutets diarienummer ska nämnas i ansökan.

Stödmottagarens skyldigheter

Skyldighet att lämna uppgifter

Statsunderstödstagaren ska lämna ministeriet riktiga och tillräckliga uppgifter för övervakningen av att villkoren i statsunderstödsbeslutet iakttas.

Statsunderstödstagaren ska utan dröjsmål underrätta ministeriet om sådana ändringar som påverkar uppnåendet av ändamålet med understödet, användningen av understödet eller uppfyllandet av andra villkor och begränsningar som ställts för användningen av understödet. Utöver detta ska stödmottagaren utan dröjsmål underrätta ministeriet om väsentliga förändringar som hänför sig till genomförandet, omfattningen eller finansieringen av det projekt som får understöd.

Stödmottagaren ska bedöma ändringarna i de uppgifter som angetts i ansökan om understöd och som ligger till grund för beslutet om statsunderstöd.

Konkurrensutsättning enligt upphandlingslagen

Mottagaren av understöd ska utreda och i sin verksamhet beakta eventuella skyldigheter att iaktta upphandlingslagstiftningen (lagen om offentlig upphandling och koncession 1397/2016). Upphandlande enheter är utöver statens, kommunernas eller församlingarnas myndigheter bl.a. sådana statsunderstödstagare som uppfyller kännetecknen för ett offentligrättsligt organ enligt 5 § i lagen. Ett offentligrättsligt organ är skyldigt att konkurrensutsätta sin upphandling och då följa förfarandena enligt upphandlingslagen.

Om stödmottagaren för en upphandling får stöd som överskrider hälften av upphandlingens värde av en sådan upphandlande enhet som avses i upphandlingslagen, är den skyldig att iaktta upphandlingslagen i den upphandlingen.

Bokföring, revision och granskning av verksamheten

Mottagaren av understöd ska ordna bokföringen i enlighet med bestämmelserna i bokföringslagen (1336/1997) och bokföringsförordningen (1339/1997). Bokföringen ska ordnas så att användningen av understödet kan följas upp i den tillförlitligt på egen kostnadsplats.

Redovisning för hur understödet har använts

Redovisningen ska lämnas till miljöministeriet inom den tidsfrist som anges i stödbeslutet. Till redovisningen för understödet ska fogas

• en kostnadsställesrapport för de faktiska inkomsterna och utgifterna för det understödda ändamålet för understödets användningstid
• om specialunderstödet beviljats endast för en viss anskaffning, kan kostnaderna påvisas med hjälp av ett verifikat över anskaffningen
• en redogörelse för eller rapport över den verksamhet/det projekt som beviljats understöd.

Resultaträkning och balansräkning jämte bilagor, verksamhetsberättelse och revisionsberättelse/verksamhetsgranskningsberättelse samt verifikat eller kopior på verifikaten inlämnas endast på begäran. I stödbeslutet nämns eventuella krav på utlåtande av en utomstående revisor. Stödmottagaren ska på begäran också lämna andra utredningar som behövs för övervakning av att villkoren i statsunderstödsbeslutet har följts, t.ex. en huvudbok som motsvarar kostnadsstället.

Återbetalning av understöd

Statsunderstödstagaren ska utan dröjsmål betala tillbaka ett statsunderstöd eller en del av det som denne fått på felaktiga grunder, till för stort belopp eller uppenbart utan grund. Statsunderstödstagaren ska också betala tillbaka statsunderstödet eller en del av det, om det inte kan användas på det sätt som förutsätts i statsunderstödsbeslutet. Om det belopp som ska återbetalas är högst 100 euro, behöver det inte återbetalas.

Bestämmelser om återkrav av statsunderstöd finns i 21 § och 22 § i statsunderstödslagen.

Ränta som ska erläggas på belopp som återbetalas eller återkrävs

Statsunderstödstagaren ska på det belopp som återbetalas eller återkrävs, räknat från den dag då statsunderstödet betalades ut, betala en årlig ränta enligt 3 § 2 mom. i räntelagen (633/1982) ökad med tre procentenheter.

Om det återkrävda beloppet inte betalas senast på den förfallodag som satts ut av ministeriet, ska på beloppet betalas en årlig dröjsmålsränta enligt den räntesats som avses i 4 § 1 mom. i räntelagen.

I samband med återbetalningen ska beslutets diarienummer nämnas. Därtill ska räntan och det återbetalda understödets andel av summan specificeras i meddelandefältet i samband med gireringen.

Understödet ska återbetalas till miljöministeriets konto.

Granskningsrätt

Ministeriet har rätt att i samband med utbetalningen av statsunderstöd och övervakningen av dess användning utföra nödvändiga granskningar som gäller statsunderstödstagarens ekonomi och verksamhet.

Om statsunderstödet har beviljats för att användas för ett projekt eller en verksamhet som genomförs av någon annan än stödmottagaren och som fyller ändamålet enligt statsunderstödsbeslutet, har ministeriet rätt att vid behov granska ekonomin och verksamheten hos den som bedriver verksamheten eller projektet enligt statsunderstödsbeslutet.

Statsunderstödstagaren ska utan ersättning ge den tjänsteman och revisor som utför granskningen alla uppgifter och utredningar, handlingar, upptagningar och annat material som behövs för granskningen samt även i övrigt bistå vid granskningen.