Valkeakoski förbereder sig inför informationsmodellerna

I Valkeakoski har processen för överlåtelse av småhustomter digitaliserats och gemensamma systemupphandlingar planeras tillsammans med närkommunerna. Genom att delta i utarbetandet av specifikationen för datasystemet för den byggda miljön vill staden få en medelstor kommuns röst hörd, berättar markanvändningsdirektör Sirpa Jokela och tomtingenjör Jani Kiiskilä.

I vilket skede är Valkeakoski i digitaliseringen av den byggda miljön, Jani Kiiskilä?

I digitaliseringsarbetet har vi börjat med de till volymen största verksamheterna. De elektroniska verktygen och verksamhetssätten utvecklas småningom.

Förra året digitaliserade vi processen för överlåtelse av småhustomter. Coronaepidemin påskyndade digitaliseringen, och arbetet var till slut inte så stort som vi trodde.

Inom dokumentförvaltningen har myndighetsbesluten redan i ett par år kunnat undertecknas elektroniskt. Också alla avtal undertecknas elektroniskt. Detta försnabbar processerna och syns för kommuninvånarna i form av bättre en kundupplevelse och snabbare erhållna beslut och tillstånd.

För närvarande håller vi på att skanna förrättningsprotokoll, kartor och andra dokument. Vi strävar efter att göra arkivet elektroniskt så att pappersdokumenten kan lagras någon annanstans.

Vad tänker ni fokusera på inom den närmaste framtiden?

Tillsammans med Ackas och Urjala gör vi utredningar gällande behoven och anskaffningen av ett regionalt system för geografisk information och lägesbilder. Målet är att förenhetliga de nuvarande systemen, göra processerna smidigare, underlätta användningen av systemen och förbättra kvaliteten på informationen. Med det nya systemet strävar vi också efter att uppfylla kraven gällande informationsmodeller. Avsikten är att vi på hösten ska fatta beslut om hur vi ska gå vidare, det vill säga om upphandlingen ska göras nu eller om vi ännu ska vänta på att specifikationen i fråga om informationsmodellerna för datasystemet för den byggda miljön färdigställs.

I regionen pågår också ett gemensamt 3D-stadsmodellprojekt med Sastamala, Nokia och Kangasala. Projektet är i initialskedet. Det inleds om man hittar finansiering för det. Genom gemensamma upphandlingar strävar vi också efter en mer flexibel användning av personalresurser. När vi har samma system kan vi lättare låna eller hyra arbetskraft från en annan kommun, när den egna kommunens resurser är snäva.

Varför deltar ni i arbetet med att utarbeta datasystemet för den byggda miljön, Sirpa Jokela?

Vi vill göra en mindre stads röst hörd så att arbetet inte utförs bara på de större städernas villkor. Målet är också att få information i ett så tidigt skede som möjligt så att vi kan agera så klokt som möjligt vid våra egna systemupphandlingar. I sådant här samarbete lär man sig alltid mycket nytt.

För oss är de nationella informationsresurserna det mest intressanta i de riksomfattande projekten. Till exempel Lantmäteriverkets projekt Adresslassot, som syftar till att skapa ett riksomfattande adressystem, är ett bra informationsresursprojekt.

Vad förväntar ni er av Ryhti-projektet?

Sirpa Jokela
Jag hoppas att Ryhti löser problem med dataöverföring, förenhetligar informationen, förbättrar kvaliteten på informationen och möjliggör jämförelse. För närvarande skiljer sig till exempel informationen i byggnads- och lägenhetsregistret och skattemyndighetens information från varandra. Informationen om byggnaders arealer, såsom bruttoarealen eller den totala arealen, beräknas och tolkas på olika sätt i olika kommuner. Uppgifterna om ägarna bör också göras tillgängliga för myndigheterna på ett bättre sätt.

I det första skedet är det viktigt att säkerställa att datasystemet för den byggda miljön fungerar smidigt med de elektroniska ärendehanteringssystem som redan är i bruk, såsom Lupapiste. Om fastighetsägarna får möjlighet att ändra eller korrigera uppgifterna, ska det finnas ett förfarande för bekräftelse eller godkännande. På detta sätt undviks till exempel olovliga utvidgningar.

Dessutom hoppas vi att Ryhti-projektet kommer att underlätta genomförandet av tillgänglighetsdirektivet. Det vill säga att systemet direkt styr handlingarna och planerna till en form som är tillgänglig utan ytterligare arbetsmoment.

Det vore bra om Ryhti skulle möjliggöra ett riksomfattande system till rimligt pris, så att hela bördan för att förnya systemen inte faller på kommunerna. Det är också viktigt att se till att överföringen av informationen sker snabbt utan att kvaliteten försämras.

Jani Kiiskilä
Jag hoppas att informationen blir mer standardiserad. När informationen finns i standardiserad form är det lätt att ta i bruk och byta system. Jag tror att utbytet av information underlättas och att arbetssätten förenhetligas i och med att informationsmodellen och de gemensamma informationsresurserna blir enhetliga.

Partnerskapen med systemleverantörerna är långa och utvecklingen av systemens användbarhet är svår att förutse. Systemen ska vara lätta att använda och underlätta arbetet så att tiden kan användas till substansfrågor och inte till att mixtra med systemet.
 
Vilken kommun eller aktör skulle du vilja läsa mer om på Ryhtis webbplats? 

Jani Kiiskilä
Jag är intresserad av andra medelstora kommuners lösningar. De skiljer sig nämligen från genomförandet i stora eller små kommuner. 

Allmänt taget skulle det vara bra om de digitala verktygen lyfts fram mer. Mycket många saker kan säkert skötas elektroniskt, åtminstone i förenklad form, om det bara skulle finnas mer information om de verktyg som finns till förfogande. Jag tror att digitaliseringen kommer att underlätta arbetet i framtiden.

***

Förhandsinformation om understöd för utbildning

Miljöministeriet utlyser understöd för att stödja utbildningen om informationsmodeller för dem som sköter byggnadstillsynsuppgifter i städer och kommuner. Mer information kommer att finnas på sidan ym.fi/sv/datasystemetfordenbyggdamiljon under rubriken understöd.