Asiakirjajulkisuus ja tietopyynnöt

Asiakirjajulkisuuskuvauksessa kerrotaan, millaisia tietoja ympäristöministeriön toiminnassa syntyy ja miten niihin voi kohdistaa tietopyyntöjä. Kuvauksella pyritään helpottamaan tietopyyntöjen tekemistä ja yksilöimistä. Asiakirjajulkisuuskuvaus on osa tiedonhallintalaissa (laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019)) tiedonhallintayksikölle säädettyjen velvoitteiden ja toiminnan avoimuuden toteuttamista.

Oikeus tietoon

Viranomaisen hallussa olevat asiakirjat ja muut tallenteet ovat julkisia, jollei niiden julkisuutta ole julkisuuslain (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)) tai muun lain perusteella erikseen rajoitettu. Julkisuusperiaatteen mukaisesti jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Julkisuusperiaatteen avulla yksilöillä ja yhteisöillä on mahdollisuus valvoa julkisen vallan ja julkisten varojen käyttöä, muodostaa vapaasti mielipiteensä sekä valvoa oikeuksiaan ja etujaan. Julkisuusperiaatetta rajoittavat esimerkiksi yksityisyyden suoja sekä yritysten liikesalaisuudet, jotka tarvitsevat suojaa yleiseltä julkisuudelta. Valmisteluvaiheessa olevia asiakirjoja ei yleensä jaeta julkisesti.

Viranomaisen asiakirjalla tarkoitetaan viranomaisen hallussa olevaa asiakirjaa, jonka viranomainen tai sen palveluksessa oleva on laatinut taikka joka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa. Ympäristöministeriö ylläpitää julkisuusperiaatteen toteuttamista varten kuvausta tietovarannoista ja asiarekisteristään asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi.

Viranomaisella olevan asiakirjan julkisuus on pääperiaate, emmekä siten rajoita tiedonsaantia ilman laillista perustetta emmekä enempää kuin suojattavan edun vuoksi on tarpeen. Annamme tiedot, ellei sille ole laista johtuvaa estettä.

Asiakirjan pyytäminen

Ministeriö julkaisee säännönmukaisesti tietoja julkisesti saataville omalla verkkosivullaan ja tietoa löytyy valtioneuvoston sekä monilta muilta valtion virastojen verkkosivuilta.

Jos et löydä tarvitsemaasi tietoa verkkosivuilta tai muista lähteistä, voit pyytää sitä ympäristöministeriöstä toimittamalla tietopyynnön ministeriön kirjaamoon.

Omien henkilötietojen tarkistamisesta on ohjeistettu erikseen Tietosuoja ja henkilö­tietojen käsittely ympärist­öministeriössä verkkosivulla.

Tietopyynnön yksilöinti

Yksilöi tietopyyntö mahdollisimman tarkasti siten, että siitä käy ilmi mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Tietopyynnön yksilöiminen esimerkiksi päivämäärällä, asian nimellä tai asian valmistelijan nimellä helpottaa asiakirjan löytymistä. Tietopyynnön tekijän ei tarvitse selvittää henkilöllisyyttään eikä perustella pyyntöään, ellei tämä ole tarpeen sen selvittämiseksi, onko pyytäjällä oikeus kyseiseen tietoon. 

Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti kirjallisesti tai esittää puhelimitse. Kirjallinen tietopyyntö on suositeltu tapa. Tietopyyntö voidaan myös jättää ympäristöministeriölle osoitettuna valtioneuvoston jakelukeskukseen osoitteeseen Ritarikatu 2B, Helsinki (avoinna klo 8 - 16.15).  

Neuvoja tietopyyntöjen tekemiseen ja asiakirjan yksilöimiseen on mahdollista saada kirjaamosta.

Tietopyynnön käsittely

Kirjaamo kirjaa tietopyynnön VAHVA-asianhallintajärjestelmään. Tämän jälkeen kirjaamo siirtää tietopyynnön asiasta vastaavalle osastolle tai tulosalueelle, jossa pyyntö vastuutetaan virkamiehelle. Mikäli ympäristöministeriölle toimitettu tietopyyntö kuuluu toisen viranomaisen toimialaan, se siirretään asiassa toimivaltaiselle viranomaiselle hallintolain (434/2003) 21 §:n nojalla.

Tietopyyntöjen käsittelyajat

Tietopyynnöt käsitellään viivytyksettä ja tiedon julkisuutta arvioidaan tapauskohtaisesti. Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan ympäristöministeriön vastaanotettua tietopyynnön

  • mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään kahden viikon kuluessa tai
  • viimeistään kuukauden kuluessa, jos pyydettyjä asiakirjoja on paljon tai niihin sisältyy salassa pidettäviä osia tai jos muu niihin rinnastettava syy aiheuttaa sen, että asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai muutoin tavanomaista suuremman työmäärän.

Mikäli emme voi antaa pyytämääsi tietoa, saat pyydettäessä asiasta päätöksen, josta voit valittaa hallinto-oikeuteen.

Tietopalvelun hinta

Tietopalvelu on pääosin maksutonta, mutta asiakirjojen antamisesta ja tiedon esille hakemisesta voidaan periä maksu julkisuuslain 34 § mukaisesti.

Ympäristöministeriön kirjaamon yhteystiedot

Postiosoite: Kirjaamo, Ympäristöministeriö, PL 35, 00023 Valtioneuvosto
Käyntiosoite: Ritarikatu 2 B, Helsinki
Aukioloajat: ma-pe klo 8.00-16.15
Sähköpostiosoite: kirjaamo.ym(at)gov.fi
Puhelin: 02952 50300

Asiakirjajulkisuuteen liittyviä käsitteitä

Asiakirja

Kirjallisen ja kuvallisen esityksen lisäksi sellaista käyttönsä vuoksi yhteen kuuluviksi tarkoitetuista merkeistä muodostuvaa tiettyä kohdetta tai asiaa koskevaa viestiä, joka on saatavissa selville vain automaattisen tietojenkäsittelyn tai äänen- ja kuvantoistolaitteiden taikka muiden apuvälineiden avulla.

Asiakirja- viranomaisen asiakirja

Viranomaisen asiakirjalla tarkoitetaan viranomaisen hallussa olevaa asiakirjaa, jonka viranomainen tai sen palveluksessa oleva on laatinut taikka joka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa.

Asiarekisteri

Asiarekisteri on rekisteri vireille pannuista asioista, näiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista.

Tietoaineisto

Koostuu asiakirjoista, tai tiedoista, joista voidaan muodostaa asiakirjoja.

Tietopyyntö

Viranomaiselle osoitettu tietopyyntö, jolloin pyynnön kohteena voi olla yksittäinen tieto, tiettyjä tietosisältöjä koostuva asiakirja tai näitä laajempi erimuotoinen viranomaisaineisto.

Tietovaranto

Tiettyä tarkoitusta varten muodostettu viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettävien tietoaineistojen muodostama kokonaisuus tai tietoaineistojen kokoelma, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti.