Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely ympäristöministeriössä

Asiointi ja yhteydenotot ympäristöministeriöön

Tallennamme ympäristöministeriöön lähettämäsi palautteet, kirjeet, asiakirja- tai tietopyynnöt ja muut yhteydenottosi. Tietoja säilytetään ministeriön tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Circular Design – kehityspolku kohti kiertotaloutta -hanke

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 

Circular Design – kehityspolku kohti kiertotaloutta on valmennusohjelma, jonka tavoitteena on lisätä kiertotalouden mukaisen suunnittelun osaamista sekä hiilineutraaliin kiertotalouteen tähtäävää liiketoimintaa yrityksissä.

Circular Design -ohjelma koostuu kahdesta oppimispolusta: yritysjohdolle suunnatusta strategisesta tasosta ja tuote- ja palvelukehitystyössä mukana oleville suunnatuista, käytännön työhön ohjaavista kokonaisuuksista. Ohjelman aikana mukana olevat yritykset kehittävät omaa tuote- tai palvelukonseptia tai arvoketjuratkaisua. Tavoitteena on, että ohjelman lopussa jokaisella osallistujayrityksellä on askelmerkit kertotalouden mukaisen konseptin pilotointiin ja skaalaukseen.

Ohjelma on strategisen Kiertotalousohjelman toimenpide. Sen toteutuksesta vastaavat ympäristöministeriön toimeksiannosta ja ohjaamina Design Forum Finland ja Ethica Oy. Ohjelmasisältöjen toteutuksen yhteistyökumppanit ovat VTT, SYKE, Sitra, Frankly Partners, Miltton ja Alice Labs. 

Käsittelemme henkilötietoja valmennusohjelman toteuttamiseksi, valmennusohjelmaan liittyvien tapahtumien järjestämiseksi, osallistujille ja yhteistyökumppaneille viestimiseksi sekä muiden valmennusohjelman toteuttamiseen liittyvien järjestelyjen hoitamiseksi. Koostamme tietoa myös verkkosivustolle circulardesignsuomi.fi.

Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme valmennusohjelmaan osallistuvien yritysten toimihenkilöiden, valmennusohjelmaa toteuttavien tahojen edustajien ja yhteistyökumppaneiden henkilötietoja. Tallennamme yhteystiedot, kuten nimen, valokuvan, (työ)sähköpostiosoitteen, (työ)puhelinnumeron, nimikkeen ja organisaation. Tilaisuuden tai tapahtuman ilmoittautumisen yhteydessä voimme kysyä osallistujalta myös tiedot mahdollisesta erityisruokavaliosta. Verkkosivulla esitellään ohjelman valmentajat, joista julkaistaan nimi, yhteystiedot ja henkilökuva.

Osa tilaisuuksista ja tapahtumista voidaan tallentaa. Tallentamisesta ja kuvaamisesta informoidaan aina etukäteen, ja osallistujalla on mahdollisuus kieltäytyä näkymästä videolla tai valokuvissa.

Verkkosivuilta keräämme lisäksi kävijäseurantatietoja tilastointia varten.  

Keräämme tiedot pääsääntöisesti henkilöiltä itseltään. Voimme lisäksi kerätä tietoja julkisista lähteistä sekä sidosryhmiltämme.

Mihin käsittelymme perustuu?

Käsittelemme henkilötietoja ympäristöministeriön yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi (tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta sekä tietosuojalain (1050/2018) 4 §:n 1 ja 2 kohdat). Ympäristöministeriön tehtävistä säädetään valtioneuvoston asetuksessa ympäristöministeriöstä (1286/2015).

Terveydentilaan liittyviä erityisruokavaliotietoja käsittelemme rekisteröidyn nimenomaisen suostumuksen perusteella (tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan a-alakohta). Myös ohjelman valmentajien tietojen julkaiseminen verkkosivuilla perustuu suostumukseen.

Henkilötietojen siirto ja luovuttaminen

Ympäristöministeriössä henkilötietoja käsittelevät ne työntekijät, joilla on työtehtävän mukaiset käyttövaltuudet ja oikeus käsitellä kyseistä asiaa. Lisäksi käytämme henkilötietojen käsittelijöinä palveluntuottajia, mm. valmennusohjelman toteuttajina toimivat Design Forum Finland / Suomen Taideteollisuusyhdistys – Konstflitföreningen i Finland ry ja Ethica Oy. Sovimme aina palveluntarjoajien kanssa henkilötietojen käsittelystä tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

Voimme välittää henkilötietoja alussa mainituille hankekumppaneille, kun se on tarpeellista valmennusohjelman ja siihen liittyvien tapahtumien toteuttamiseksi. 

Emme lähtökohtaisesti siirrä henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tilaisuuksien tallenteita voidaan kuitenkin julkaista circulardesignsuomi.fi -verkkosivulla, Kiertotalous-Suomen, Design Forum Finlandin ja Ethica Oy:n verkkosivuilla sekä niiden YouTube-kanavilla. 

Tietoja voidaan luovuttaa niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Emme luovuta tietoja suoramarkkinointia tai markkina- ja mielipidetutkimuksia varten.

Milloin tiedot poistetaan

Säilytämme tietoja vuoden Circular Design – kehityspolku kohti kiertotaloutta -valmennusohjelman päättymisen jälkeen eli vuoden 2024 loppuun asti viestinnän mahdollistamiseksi. Hankkeeseen liittyvien tapahtumien osallistujatiedot säilytämme samoin vuoden 2024 loppuun asti. Mikäli valmennusohjelman toiminta jatkuu toisen hankkeen puitteissa, tietoja voidaan hyödyntää myös jatkohankkeessa.

Erityisruokavaliotiedot poistamme heti tapahtuman tai tilaisuuden jälkeen.

Yhteyshenkilöt

Taina Nikula
Ympäristöministeriö
[email protected] 

Anne Raudaskoski
Ethica Oy
[email protected]

Saija Malila
Design Forum Finland
[email protected]

Hankinnat

Käsittelyn tarkoitus

Käsittelemme henkilötietoja toteuttaaksemme hankintoja ja hankintalainsäädännön mukaisia julkisten hankintojen kilpailutuksia. Henkilötietojen käsittely on tarpeen muun muassa seuraavissa tilanteissa: yhteydenotot tarjoajiin hankintamenettelyn aikana, ammatillisen pätevyyden/kokemuksen sekä referenssien tarkistaminen, tarjousvertailu, voittaneen tarjoajan johtohenkilöiden rikosrekisteriotteiden tarkistaminen, hankintasopimuksen täytäntöönpano sekä hankintapäätöstä koskevan mahdollisen oikaisuvaatimuksen ja valitusasian käsittely. Lisäksi Euroopan unionin elpymis- ja palautumistukivälineestä maksetulla tuella tehtävissä hankinnoissa (myöhemmin RRF-hankinnat) käsittelemme henkilötietoja mm. eturistiriitojen, petosten ja rahanpesun valvonnan ja torjunnan mahdollistamiseksi.

Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme tarjoajien yhteyshenkilöiden osalta seuraavia tietoja: nimi, yhteystiedot, organisaatio ja asema organisaatiossa. Tarjoajien hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsenten tai edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävien henkilöiden osalta käsittelemme myös rikosrekisteriotteesta mahdollisesti ilmeneviä tietoja.

Tarjouksessa nimettyjen asiantuntijoiden osalta käsittelemme nimi- ja organisaatiotietojen lisäksi tietoja koulutuksesta, ammatillisista pätevyyksistä ja kokemuksesta sekä muista hankinnan kohteen kannalta merkityksellisistä ominaisuuksista. Tarjouksessa ilmoitettujen referenssien yhteyshenkilöiden osalta käsittelemme nimi-, organisaatio- ja yhteystietoja.

Lisäksi voimme käsitellä muita tarjousten sisältämiä tai hankintamenettelyn aikana kerättäviä henkilötietoja, kuten toteutussuunnitelmien sisältämiä tietoja tarjoajan henkilöstöstä, kaupparekisteriotteiden sisältämiä tietoja tilintarkastajista, prokuristeista sekä muista tarjoajayritykseen tai sen alihankkijaan liittyvistä henkilöistä. Näiden osalta käsittelemme esimerkiksi seuraavia tietoja: nimi, organisaatio ja asema organisaatiossa, syntymäaika, tiedot koulutuksesta ja ammatillisista pätevyyksistä sekä kokemuksesta ja muista hankinnan kohteen kannalta merkityksellisistä ominaisuuksista.

RRF-hankinnoissa käsittelemme myös tietoja varojen lopullisen saajan tosiasiallisista omistajista ja edunsaajista. Näitä ovat etunimi, sukunimi ja syntymäaika sekä kansallisuus.

Keräämme henkilötiedot osana tarjousta. Rikosrekisteriotteita koskevat tiedot saamme valitulta tarjoajalta. Keräämme tietoja myös yleisistä lähteistä, kuten esimerkiksi Patentti- ja rekisterihallituksen ylläpitämästä kaupparekisteristä ja Tilaajavastuu.fi-palvelusta. RRF-hankinnoissa käsittelemme myös tietoja varojen lopullisen saajan tosiasiallisista omistajista ja edunsaajista. Näitä ovat etunimi, sukunimi ja syntymäaika sekä kansallisuus.

Mihin käsittelymme perustuu?

Käsittelemme henkilötietoja ympäristöministeriön lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi sekä yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi (tietosuoja-asetuksen (EU/2016/679) 6 artiklan 1 kohdan c- ja e-alakohta, tietosuojalain (1050/2018) 4 §:n 2 kohta).

Ympäristöministeriö on hankintayksikkönä velvoitettu noudattamaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annettua lakia (1397/2016, "hankintalaki"). Hankintalain mukaiset kynnysarvot ylittävät hankinnat on kilpailutettava. Valitun tarjoajan henkilöstön rikosrekisteriotteiden tarkastaminen perustuu hankintalain lisäksi rikosrekisterilakiin (770/1993).

RRF- hankinnoista ja hankintojen raportoinnista säädetään elpymis- ja palautumistukivälineen perustamisesta annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa ((EU) 2021/241) sekä Euroopan unionin elpymis- ja palautumistukivälineen hallinnoinnista, valvonnasta ja tarkastuksesta annetussa laissa (537/2022).

Edellä mainitun lisäksi ympäristöministeriöllä on tarve käsitellä henkilötietoja kilpailuttamisvelvollisuuden ulkopuolelle jäävissä hankinnoissa. Ympäristöministeriöllä on tällöin yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi peruste käsitellä tietoja lakiin perustuvien tehtäviemme suorittamiseksi laadukkaasti ja kustannustehokkaasti.

Henkilötietojen siirto ja luovuttaminen

Käytämme henkilötietojen käsittelijöinä ulkopuolisia palveluntoimittajia, joiden kanssa on sovittu henkilötietojen käsittelystä tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Julkisten hankintojen kilpailutusprosessien yhteydessä henkilötietoja käsitellään mm. Cloudia Oy:n ylläpitämässä tarjouspalvelussa.

Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti kolmansille osapuolille. Tietoja voidaan luovuttaa tapauskohtaisesti niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäviksi.

Valtiontalouden tarkastusvirasto voi käsitellä hankinta-asiakirjoihin sisältyviä henkilötietoja osana valtion talousarviosta annetun lain (423/1988) ja sen nojalla annettujen säädösten mukaista tarkastusta. Lisäksi Valtiokonttorilla, valtiovarainministeriöllä, valtiovarainministeriössä olevalla valtiovarain controller-toiminnolla, työ- ja elinkeinoministeriöllä, Euroopan komissiolla, Euroopan tilintarkastustuomioistuimella, Euroopan syyttäjänvirastolla (EPPO) ja Euroopan petostentorjuntavirastolla (OLAF) on oikeus saada välttämättömiä tietoja RRF-hankinnoista sekä tehdä käytön valvonnassa tarpeellisia tarkastuksia. 

RRF-hankinnoissa ympäristöministeriö tallentaa tuensaajien ja toimeksisaajien omistaja-ja edunsaajatiedot Valtiokonttorin ylläpitämään RRP tietojärjestelmään elpymis- ja palautumissuunnitelman toimeenpanon keskitettyä kansallista seurantaa ja valvontaa varten.

Henkilötietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueiden ulkopuolelle. Tietoja ei luovuteta myöskään suoramarkkinointia tai markkina- ja mielipidetutkimuksia varten.

Milloin tiedot poistetaan?

Säilytämme tietoja valtioneuvoston tiedonohjaussuunnitelmassa määriteltyjen säilytysaikojen mukaisesti. Hankinta-asiakirjoja säilytetään pääsääntöisesti kymmenen vuoden ajan.

Euroopan unionin elpymis- ja palautumistukivälineen hallinnoinnista, valvonnasta ja tarkastuksesta annetun lain (537/2022) mukaan kaikki rahoitukseen liittyvä tieto säilytetään vuoden 2032 loppuun saakka. Kerätyt tuensaajien ja toimeksisaajien omistaja-ja edunsaajatiedot hävitetään kuitenkin välittömästi sen jälkeen, kun tiedot on tallennettu Valtiokonttorin ylläpitämään RRP-tietojärjestelmään.

Rikosrekisteriotteita koskevia tietoja ei tallenneta tai säilytetä, vaan ne palautetaan tai hävitetään välittömästi otteiden tarkastuksen jälkeen.

Yhteyshenkilö

Anu Häkli
erityisasiantuntija
[email protected]

Henkilötietojen käsittely ja tietosuoja ympäristönsuojelun tietojärjestelmän valvontaosiossa (YLVA)

Tietosuojaseloste: Henkilötietojen käsittely ja tietosuoja ympäristönsuojelun tietojärjestelmän valvontaosiossa (YLVA)

Ilmoittajansuojelu

Ilmoittajansuojelun avulla ilmoittajat voivat ilmoittaa väärinkäytöksistä turvallisesti. Ilmoittaa voi joko sisäiseen tai ulkoiseen ilmoituskanavaan. Ympäristöministeriön sisäiseen ilmoituskanavaan on pääsy vain ympäristöministeriön palveluksessa olevilla. Muut henkilöt, kuten eläköityneet virkamiehet tai yhteistyökumppanien palveluksessa olevat voivat tehdä ympäristöministeriön toimintaan liittyvän, työssään havaitsemansa ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan kuuluvan ilmoituksen oikeuskanslerinviraston keskitettyyn ulkoiseen ilmoituskanavaan. 
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietojen käsittely liittyy ilmoittajansuojelulaissa (1171/2022) säädettyihin tehtäviin. Ilmoittajansuojelulain 30 §:n mukaan rekisterinpitäjä saa käsitellä erityisiin henkilötietoryhmiin ja rikostuomioihin ja rikoksiin liittyviä tietoja vain, jos käsittely on ilmoittajansuojelulain tarkoituksen kannalta välttämätöntä. 

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta (käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi). 

Käsiteltävät tiedot

Ilmoittajansuojeluasioissa käsiteltävät ilmoitukset voivat sisältää mitä tahansa ilmoittajan ilmoitukseen liittämiä henkilötietoja. 

Ilmoittajansuojeluasioissa ilmoittajan henkilötietoja ei tallenneta asian tai asiakirjan kontaktitietoihin asian vireillepanijana eikä myöskään ilmoituksen kohteen henkilötietoja tallenneta asian tai asiakirjan kontaktitietoihin. Ilmoittajan ja ilmoituksen kohteen henkilötietoja käsitellään kuitenkin ilmoitusta koskevissa asiakirjoissa, kuten esimerkiksi itse ilmoituksessa.

Ilmoittajansuojelulain mukaisen ilmoituksen tekijän ja ilmoituksen kohteen henkilötiedot ovat aina kokonaan salassa pidettäviä.

Tilanteet, joissa tieto ilmoituksen tekijän henkilöllisyydestä voidaan luovuttaa muulle viranomaiselle tai ilmoituksen kohteelle

Ilmoituksen käsittelystä vastaava henkilö saa ilmoittajansuojelulaissa säädetyn salassapitovelvollisuuden estämättä antaa tiedon ilmoittajan ja muiden ilmoituksessa mainittujen henkilöiden henkilöllisyydestä ja henkilöllisyyden suoraan tai epäsuorasti ilmaisevat muut tiedot ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi nimetylle henkilölle, jos tiedon antaminen on välttämätöntä ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi.

Lisäksi ilmoituksen käsittelystä vastaava henkilö saa antaa tiedon ilmoittajan, ilmoituksen kohteen ja muiden ilmoituksessa mainittujen henkilöiden henkilöllisyydestä ja henkilöllisyyden suoraan tai epäsuorasti ilmaisevat muut tiedot salassapitosäännösten estämättä, jos tiedon antaminen on tarpeen:

1. toimivaltaiselle viranomaiselle ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämistä varten;
2. esitutkintaviranomaisille rikosten ennalta estämistä, paljastamista, selvittämistä ja syyteharkintaan saattamista varten;
3. syyttäjälle Syyttäjälaitoksesta annetun lain (32/2019) 9 §:ssä säädettyjen tehtävien suorittamista varten;
4. ilmoituksen kohteelle oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tuomioistuimessa tapahtuvassa käsittelyssä tai tuomioistuimen ulkopuolisessa oikeudellisessa tai hallinnollisessa menettelyssä. 

Asianosaisen oikeudesta saada salassa pidettävä tieto säädetään muualla laissa erikseen. 
Ilmoituksen kohteella on oikeus ilmaista ilmoittajan henkilöllisyys ja saada viranomaiselta tieto ilmoittajan henkilöllisyydestä, jos se on tarpeen oikeudellisen vaatimuksen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi oikeudellisessa menettelyssä.

Ilmoituksen käsittelystä vastaavan henkilön on ilmoitettava ilmoittajalle etukäteen hänen henkilöllisyytensä ilmaisemisesta, jollei tällainen tieto vaaranna asiaan liittyvää ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämistä, esitutkintaa tai oikeudenkäyntiä. Toimivaltaisen viranomaisen on lisäksi annettava ilmoittajalle kirjallinen selvitys salassa pidettävien tietojen ilmaisemisen syistä.

Tietojen käsittely on rajattua organisaatiossa ja ajallisesti

Ilmoittajansuojeluasioissa henkilötietoja saavat käsitellä vain ilmoittajansuojelulain tarkoittamalla tavalla tehtävään asianomaisessa ministeriössä nimetyt henkilöt. 

Ministeriöön toimitetut ja ministeriössä laaditut asiakirjat sekä niihin sisältyvät henkilötiedot säilytetään tiedonohjaussuunnitelmassa määrättyjen asiakirjojen säilytysaikojen mukaisesti. Säilytysaikojen määrittelyssä on otettu huomioon, mitä ilmoittajasuojelulain 29 §:n 2 momentissa on säädetty.

Asianhallintajärjestelmään tallennettuja tietoja ei siirretä kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeutta käsittelyn rajoittamiseen ei sovelleta ilmoittajansuojeluasioihin ja rekisteröidyn pääsyä tietoihin voidaan rajoittaa, jos se on välttämätöntä ja oikeasuhtaista ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämisen turvaamiseksi tai ilmoittajan henkilöllisyyden suojaamiseksi. Jos vain osa tiedoista on sellaisia, että ne jäävät pääsyoikeuden ulkopuolelle, rekisteröidyllä on oikeus saada tietää muut häntä koskevat tiedot. Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa rajoituksen syyt ja pyytää tietojen antamista tietosuojavaltuutetulle tietosuojalain (1050/2018) 34 §:n 3 ja 4 momentin mukaisesti.

Henkilötietoja koskeva tietopyyntö ja henkilötietojen oikaisemista tai täydentämistä sekä käsittelyn rajoittamista koskevat pyynnöt tulee osoittaa osoitteeseen [email protected].

Kadun ja eräiden yleisten alueiden kunnossa- ja puhtaanapidosta annetun lain toimivuusarviointihanke

Käsittelyn tarkoitus

Ympäristöministeriö on käynnistänyt ns. kunnossapitolain toimivuuden arvioinnin. Hankkeen tarkoitus on kerätä kattavasti tietoa voimassa olevan katujen ja yleisten alueiden kunnossa- ja puhtaanapitoa koskevan lainsäädännön toimivuudesta, soveltamisesta ja kehittämistarpeista. Toimivuusarvioinnin jälkeen on tarkoitus käynnistää lain uudistaminen.

Toimivuusarviointihanke toteutetaan konsulttiselvityksenä, jonka tekee Navico Oy. Selvitystä ohjaavat ympäristöministeriö ja eräät muut asian kannalta keskeiset viranomais- ja sidosryhmätahot. Hankkeen kestäessä tehdään aiheeseen liittyen haastatteluja, avoin internet-kysely sekä järjestetään työpajoja.

Käsittelemme henkilötietoja kyselyvastausten keräämiseksi, työpaja- ja loppuseminaarikutsujen lähettämiseksi ja niihin ilmoittautumista varten, osallistujille viestimiseksi sekä muiden järjestelyjen hoitamiseksi.

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Kyselyyn liittyen tallennamme vastaajan nimen, työsähköpostiosoitteen sekä organisaation nimen. Tapahtumiin ilmoittautuessa tallennamme osallistujan nimen, työsähköpostiosoitteen sekä organisaation nimen.

Henkilötiedot kerätään henkilöltä itseltään kyselylomakkeella tai tapahtumaan ilmoittautuessa.
Mihin käsittelymme perustuu?

Käsittelemme henkilötietoja yleistä etua koskevan tehtävämme suorittamiseksi (tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta ja tietosuojalain (1050/2018) 4 §:n 2 kohta). Ympäristöministeriön tehtävistä säädetään valtioneuvoston asetuksessa ympäristöministeriöstä (1286/2015).

Henkilötietojen siirto ja luovuttaminen

Ympäristöministeriössä henkilötietoja käsittelevät ne työntekijät, joilla on työtehtävän mukaiset käyttövaltuudet ja oikeus käsitellä kyseistä asiaa. Lisäksi henkilötietojen käsittelijänä toimii konsulttina toimiva Navico Oy, jonka kanssa ympäristöministeriö on sopinut henkilötietojen käsittelystä tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Tietoja voidaan luovuttaa niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Emme luovuta tietoja suoramarkkinointia tai markkina- ja mielipidetutkimuksia varten.

Milloin tiedot poistetaan?

Säilytämme kyselyn yhteydessä kerättyjä henkilötietoja ja kyselyyn saatuja vastauksia sekä tapahtumien osallistujatietoja toimivuusarviointihankkeen käynnissä olon ajan. Hanke päättyy 31.1.2023. 

Yhteyshenkilöt

Petteri Katajisto
Ympäristöneuvos
[email protected]

Timo Perälä
Projektipäällikkö
[email protected]

Kestävä kaupunki -ohjelman hankkeet

Käsittelyn tarkoitus

Ympäristöministeriön koordinoima Kestävä kaupunki -ohjelma vauhdittaa kaupunkien ja kuntien kestävää kehitystä yhteistyössä ministeriöiden, kuntien ja muiden toimijoiden kanssa. Ohjelmassa vahvistetaan kestävyyden johtamista, ratkotaan kaupunkien yhteisiä kestävyyshaasteita, kehitetään uusia ratkaisuja kokeiluissa ja piloteissa sekä edistetään hyvien käytäntöjen skaalaamista. Ohjelman puitteissa toteutetaan kaupungeille, kunnille ja muille kestävän kaupunkikehityksen toimijoille suunnattuja kehittämishankkeita, joissa ratkotaan kaupunkien ja kuntien kestävyyshaasteita esimerkiksi työpajojen, asiantuntijasparrauksen ja vertaisoppimisen keinoin.

Käsittelemme henkilötietoja hankkeiden toteuttamiseksi, kuten asiantuntijasparrauksen järjestämiseksi, tapahtumakutsujen lähettämiseksi, osallistujille ja hankkeiden yhteistyökumppaneille viestimiseksi sekä muiden järjestelyjen hoitamiseksi.

Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme hankkeiden mahdolliseen osallistujahakuun osallistuvien, muiden hankkeisiin osallistuvien, hankkeiden tilaisuuksiin osallistuvien ja kutsuttavien henkilöiden sekä mahdollisten yhteistyökumppanien tietoja. Tallennamme henkilön nimen, työsähköpostiosoitteen ja työpuhelinnumeron, nimikkeen sekä organisaation nimen. Tilaisuuden ja tapahtuman luonteesta riippuen voimme kysyä sinulta myös tiedot mahdollisesta erityisruokavaliostasi.

Henkilötiedot kerätään henkilöltä itseltään esimerkiksi hakulomakkeella tai tapahtumaan ilmoittautuessa sekä yleisesti saatavilla olevista lähteistä, kuten organisaatioiden verkkosivuilta. Lisäksi mukaan hakevan tai hankkeeseen osallistuvan kunnan tai muun toimijan yhteyshenkilö voi välittää muun hankkeeseen osallistuvan tiimin tiedot.

Mihin käsittelymme perustuu?

Käsittelemme henkilötietoja yleistä etua koskevan tehtävämme suorittamiseksi (tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta ja tietosuojalain (1050/2018) 4 §:n 2 kohta). Ympäristöministeriön tehtävistä säädetään valtioneuvoston asetuksessa ympäristöministeriöstä (1286/2015).

Henkilötietojen siirto ja luovuttaminen

Ympäristöministeriössä henkilötietoja käsittelevät ne työntekijät, joilla on työtehtävän mukaiset käyttövaltuudet ja oikeus käsitellä kyseistä asiaa. Lisäksi henkilötietojen käsittelijänä toimii kutakin hanketta toteuttava palveluntuottaja, jonka kanssa ympäristöministeriö on sopinut henkilötietojen käsittelystä tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Tietoja voidaan luovuttaa niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Emme luovuta tietoja suoramarkkinointia tai markkina- ja mielipidetutkimuksia varten.

Milloin tiedot poistetaan?

Säilytämme tietoja vuoden Kestävä kaupunki -ohjelman päättymisen jälkeen eli vuoden 2024 loppuun asti viestinnän mahdollistamiseksi. Hankkeeseen liittyvien tapahtumien osallistujatiedot säilytämme kunkin hankkeen päättymiseen saakka. Erityisruokavaliotiedot poistamme heti tapahtuman jälkeen.

Yhteyshenkilö

Iina Heikkilä
asiantuntija
[email protected]

Kiertotalous-Suomi -hanke

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 

Ympäristöministeriön Kiertotalous-Suomi osaamisverkosto kokoaa laajasti kiertotalouden osaajat yhteen ja kehittää kuntien, alueiden, elinkeinoelämän sekä tutkimus- ja koulutusorganisaatioiden valmiuksia ja osaamista kiertotaloudessa. Verkosto tukee myös erilaisten verkostojen ja alueellisten ekosysteemien työtä hiilineutraalin kiertotalousyhteiskunnan edistämisessä ja lisää kiertotaloustietoisuutta ja -viestintää.

Verkostossa kehitetään kiertotaloutta tukevia toimintamalleja ja levitetään parhaita käytäntöjä mm. työpajojen, asiantuntijasparrauksen, vertaisoppimisen ja viestinnän keinoin.

Käsittelemme henkilötietoja verkoston toiminnan toteuttamiseksi, kuten asiantuntijasparrauksen järjestämiseksi, tapahtumakutsujen lähettämiseksi, osallistujille ja hankkeiden

yhteistyökumppaneille viestimiseksi sekä muiden järjestelyjen hoitamiseksi. Koostamme tietoa myös verkkosivustolle www.kiertotaloussuomi.fi. 

Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme verkoston työhön ja hankkeisiin osallistuvien, tilaisuuksiin ja työpajoihin osallistuvien ja kutsuttavien henkilöiden sekä mahdollisten yhteistyökumppaneiden tietoja. Tallennamme yhteystiedot, kuten nimi, (työ)sähköpostiosoite, (työ)puhelinnumero, nimike, organisaatio. Tilaisuuden tai tapahtuman ilmoittautumisen yhteydessä voimme kysyä sinulta myös tiedot mahdollisesta erityisruokavaliosta. Verkkosivulle kerätään lisäksi toimijoiden itse ilmoittamaa osaamis/osaamisaluetietoa, jotka julkaistaan verkkosivuilla.

Osa tilaisuuksista ja tapahtumista voidaan tallentaa. Tallentamisesta ja kuvaamisesta informoidaan aina etukäteen, ja sinulla on mahdollisuus kieltäytyä näkymästä videolla tai valokuvissa.
Verkkosivuilta keräämme lisäksi kävijäseurantatietoja tilastointia varten.  

Keräämme tiedot pääsääntöisesti henkilöiltä itseltään. Voimme lisäksi kerätä tietoja julkisista lähteistä sekä sidosryhmiltämme.

Mihin käsittelymme perustuu?

Käsittelemme henkilötietoja yleistä etua koskevan tehtävämme suorittamiseksi (tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta sekä tietosuojalain (1050/2018) 4 §:n 1 ja 2 kohdat). Ympäristöministeriön tehtävistä säädetään valtioneuvoston asetuksessa ympäristöministeriöstä (1286/2015).

Terveydentilaan liittyviä erityisruokavaliotietoja käsittelemme rekisteröidyn nimenomaisen suostumuksen perusteella (tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan a-alakohta). Myös toimijoiden ilmoittamat osaamis/osaamisaluetiedot julkaistaan suostumuksen perusteella. 

Henkilötietojen siirto ja luovuttaminen

Ympäristöministeriössä henkilötietoja käsittelevät ne työntekijät, joilla on työtehtävän mukaiset käyttövaltuudet ja oikeus käsitellä kyseistä asiaa. Lisäksi henkilötietojen käsittelijänä toimii Motiva Oy, jonka kanssa ympäristöministeriö on sopinut henkilötietojen käsittelystä tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Emme siirrä tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Toimijoiden itse ilmoittamat osaamis/osaamisaluetiedot julkaistaan kuitenkin www.kiertotaloussuomi.fi-verkkosivuilla. Tilaisuuksien tallenteita voidaan myös julkaista Kiertotalous-Suomen Youtube-kanavalla. 

Tietoja voidaan luovuttaa niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Emme luovuta tietoja suoramarkkinointia tai markkina- ja mielipidetutkimuksia varten.

Milloin tiedot poistetaan

Säilytämme tietoja vuoden Kiertotalous-Suomi -hankkeen päättymisen jälkeen eli vuoden 2025 loppuun asti viestinnän mahdollistamiseksi. Hankkeeseen liittyvien tapahtumien osallistujatiedot säilytämme kunkin hankkeen päättymiseen saakka. Mikäli Kiertotalous-Suomen toiminta jatkuu toisen hankkeen puitteissa, tietoja voidaan hyödyntää myös jatkohankkeessa.

Erityisruokavaliotiedot poistamme heti tapahtuman tai tilaisuuden jälkeen.

Yhteyshenkilöt

Taina Nikula
Ympäristöneuvos
[email protected] 

Paula Eskola
Johtava asiantuntija
Motiva Oy
[email protected]  

Rakennetun ympäristön tiedon yhteentoimivuuden yhteistyöryhmän ryhmien osallistujalistat

Käsittelyn tarkoitus

Rakennetun ympäristön tiedon yhteentoimivuutta edistetään laaja-alaisen yhteistyöryhmän avulla. Asetetun yhteistyöryhmän alla on kolme teemaryhmää sekä useampi alaryhmä/valmisteluryhmä, joihin voi ilmoittautua vapaasti mukaan. Ryhmien tarkoitus on käsitellä ja keskustella semanttiseen yhteentoimivuuteen, kokonaisarkkitehtuuriin sekä standardisointiin liittyvistä asioista ja sopia yhteisistä ratkaisuista.

Teemaryhmien ja alaryhmien sidosryhmätyöhön ilmoittaudutaan sähköpostitse osoitteen [email protected] kautta. Yhteystietojen perusteella teemaryhmien ja alaryhmien osallistujille lähetetään kalenterikutsut tapaamisiin sekä lähetetään sähköpostitse muita ryhmän toimintaan liittyviä viestejä. Teemaryhmillä voi olla myös seuraajajäseniä, joille lähetetään kokousten muistiot jälkikäteen sähköpostitse.

Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme yhteentoimivuustyöhön osallistuvien edustajien seuraavia tietoja: etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite ja organisaatio. 

Käsiteltävät henkilötiedot saamme osallistujalta suoraan yhteentoimivuustyön ryhmään ilmoittautumisen yhteydessä.

Mihin käsittelymme perustuu?

Käsittelemme henkilötietoja yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi (tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta ja tietosuojalain (1050/2018) 4 §:n 2 kohta). Ympäristöministeriön tehtävistä säädetään valtioneuvoston asetuksessa ympäristöministeriöstä (1286/2015). Lisäksi ministeriöiden velvollisuudesta ylläpitää omalla toimialallaan yleisiä linjauksia yhteisten tietovarantojen ja tietojärjestelmien yhteentoimivuuden edistämiseksi säädetään julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 6 §:n 2 momentissa.

Henkilötietojen siirto ja luovuttaminen

Ympäristöministeriössä henkilötietoja käsittelevät ne työntekijät, joilla on työtehtävän mukaiset käyttövaltuudet ja oikeus käsitellä kyseistä asiaa. Lisäksi tietoja voivat käsitellä ympäristöministeriön lukuun toimivat palveluntuottajat alihankkijoineen, joiden kanssa ympäristöministeriö on sopinut henkilötietojen käsittelystä tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla. Tällainen toimija on elokuusta 2022 toukokuuhun 2023 Rakennustietomalli Oy, joka toimii teemaryhmien ja alaryhmien fasilitaattorina.

Emme siirrä henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Milloin tiedot poistetaan?

Säilytämme tietoja yhteentoimivuustyön ryhmiin osallistujista siihen asti, kun yhteentoimivuustyön ryhmät päätetään lakkauttaa. Poistamme tiedot myös, jos vastaanottajaa ei löydy sähköpostilähetyksissä taikka rekisteröidyn pyynnöstä.

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Anssi Hänninen
erityisasiantuntija
[email protected]

Rekrytointi

Käsittelyn tarkoitus

Julkaisemme tiedon ympäristöministeriössä avoinna olevista tehtävistä Valtiolle.fi-palvelun kautta. Keräämme Valtiolle.fi-palvelussa myös rekrytointiprosessin kannalta olennaisia tietoja, jotka hakija itse antaa hakemuksen jättämisen yhteydessä. Hakemus on mahdollista jättää myös sähköpostilla tai paperimuodossa kirjaamoomme. Henkilötietojen käsittely rekrytointien yhteydessä on tarpeen muun muassa hakemusten käsittelyn, soveltuvuuden arvioinnin ja henkilövalintaan liittyvän yhteydenpidon vuoksi.

Ympäristöministeriö toimii Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (Palkeet) kanssa yhteisrekisterinpitäjänä Valtiolle.fi-tietojärjestelmässä olevien henkilötietojen osalta. Palkeet vastaa tietojärjestelmien teknisestä toiminnasta ja mm. tietojen eheydestä, suojaamisesta ja säilyttämisestä. Ympäristöministeriö vastaa muista rekisterinpitäjälle kuuluvista vastuista ja toimii rekisteröidyn yhteyspisteenä, kun rekisteröity haluaa käyttää hänelle kuuluvia oikeuksiaan.

Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme seuraavia työnhakijoiden henkilötietoja: yksilöintitiedot (nimi, osoite, puhelin, syntymäaika, sukupuoli, muu mahdollinen yksilöintitieto), hakijan hakemuksessa antamat tiedot itsestään (koulutus- ja työkokemustiedot, kielitaito, valokuva sekä muut työnhakuun ja virantäyttöön liittyvät tarpeelliset tiedot, kuten esimerkiksi nimikirja, ansioluettelo sekä koulu- ja opintotodistukset) sekä mahdollisten suosittelijoiden yhteystiedot. Soveltuvuusarviointiin liittyen käsittelemme lisäksi tietoja henkilön soveltuvuudesta tehtävään: vahvuudet, kehittämisalueet, kyvykkyydet, motivaatio, uratavoitteet ja suositukset haettavana olevaan tehtävään.

Virkaan tai tehtävään valittavasta henkilöstä voidaan tehdä hakijan suostumuksella henkilöturvallisuusselvitys. Turvallisuusselvitysmenettelystä ja selvityksen kohteen oikeuksista saa tarkempia tietoja suojelupoliisin verkkosivuilta.

Mihin käsittelymme perustuu?

Käsittelemme työnhakijoiden henkilötietoja ympäristöministeriön lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi ja hakijan nimenomaisen suostumuksen nojalla (tietosuoja-asetuksen (EU/2016/679) 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta ja a-alakohta).

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä tehtävistä säädetään muun muassa: 

• virkamieslaissa (750/1994) ja -asetuksessa (971/1994)
• nimikirjalaissa (1010/1989) ja -asetuksessa (1322/1989)
• laissa yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
• laissa julkisyhteisöjen henkilöstöltä vaadittavasta kielitaidosta (424/2003)
• turvallisuusselvityslaissa (726/2014)
• laissa valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksesta (179/2019).

Henkilötietojen siirto ja luovuttaminen

Ympäristöministeriö käyttää rekrytointien ja soveltuvuusarviointien toteuttamisessa palveluntuottajia, joiden kanssa on sovittu henkilötietojen käsittelystä tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Hakijatietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäviksi.

Yhteiskunnallisesti merkittävien rekrytointien yhteydessä hakijat tiedotetaan julkisesti ympäristöministeriön verkkosivuilla. Henkilötietoja ei muutoin luovuteta tai siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Milloin tiedot poistetaan?

Hakemukset poistuvat Valtiolle.fi-palvelusta 12 kuukautta rekrytointiprosessin päättämisen jälkeen. Ympäristöministeriön rekrytointiprosessiin liittyvien tietojen säilytysajat valtioneuvoston asianhallintajärjestelmässä määräytyvät valtioneuvoston tiedonohjaussuunnitelman ja arkistolain (831/1994) mukaisesti. Nimitetyn virkahenkilön hakemusasiakirjat sekä nimittämis- ja määräyskirjat säilytetään 50 vuotta. Muiden hakijoiden hakemusasiakirjat säilytetään kolme vuotta. Edellä mainituista poiketen valtioneuvoston tai tasavallan presidentin nimitystoimivallassa oleviin virkoihin tai virkasuhteisiin nimittämiseen liittyvät asiakirjat säilytetään pysyvästi.

Henkilöarviointiin liittyvät tiedot poistetaan kahden vuoden kuluttua arvioinnista, pois lukien valitun henkilön arviointitiedot, jotka säilytetään pysyvästi.

Yhteyshenkilö

Heidi Sederholm
henkilöstöpäällikkö
[email protected]

Sertifioidut uusiutuvan energian asentajat

Tietosuojaseloste: Sertifioidut uusiutuvan energian asentajat

Tiedotteet ja uutiskirjeet

Käsittelyn tarkoitus

Voit tilata ympäristöministeriöstä tiedotteita ja uutiskirjeitä sähköpostiisi. Tiedotteissa ja uutiskirjeissä viestitään ajankohtaisista asioista, kuten tapahtumista, uutisista ja rahoitushauista. Tilauksen yhteydessä tallennamme yhteystietosi tiedotteiden ja uutiskirjeiden lähettämistä varten. Käytämme antamiasi henkilötietoja vain tilaamiesi tiedotteiden ja uutiskirjeiden lähettämiseen.

Mitä tietoja käsittelemme?

Yleensä tallennamme vain sähköpostiosoitteesi. Joissakin tapauksissa tallennamme myös nimesi, edustamasi organisaation sekä tietojesi tallennus- ja muutospäivän. Lisäksi voimme kerätä uutiskirjeiden avaus- ja klikkaustietoja, joita käytämme viestinnän onnistumisen seuraamiseen.

Käsittelemämme henkilötiedot saadaan tiedotteiden tai uutiskirjeiden tilaajilta itseltään heidän ilmoittautuessaan tilaajiksi. Uutiskirjeistä kerättävät avaus- ja klikkaustiedot saadaan viestien sisältämien seurantapikseleiden avulla. Tiedotteemme eivät sisällä seurantapikseleitä.

Mihin käsittelymme perustuu?

Käsittelemme henkilötietojasi antamasi suostumuksen perusteella (tietosuoja-asetuksen (EU/2016/679) 6 artiklan 1 kohdan a-alakohta). Joissain tilanteissa voimme lähettää uutiskirjeitä ja tiedotteita myös yleistä etua koskevan tehtävämme suorittamiseksi (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta ja tietosuojalain (1050/2018) 4 §:n 2 kohta). Ympäristöministeriön tehtävistä säädetään valtioneuvoston asetuksessa ympäristöministeriöstä (1286/2015).

Henkilötietojen siirto ja luovuttaminen

Yhteisrekisterinpitäjät

Ympäristöministeriö ja Suomen ympäristökeskus (SYKE) toimivat Luonnon kirjo -uutiskirjeen yhteisrekisterinpitäjinä. Yhteisrekisterinpitäjällä tarkoitetaan kahta tai useampaa rekisterinpitäjää, jotka määrittävät yhdessä henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvien oikeuksien käyttämistä koskevissa asioissa voit olla yhteydessä kumpaan tahansa yhteisrekisterinpitäjään.

Henkilötietojen käsittelijät

Palvelun laadun parantamiseksi olemme ulkoistaneet joidenkin uutiskirjeiden ja tiedotteiden jakelun ulkopuolisille palveluntoimittajille, joiden kanssa on sovittu henkilötietojen käsittelystä tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Lähtökohtaisesti emme siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA-alueiden ulkopuolelle. Osa palveluntoimittajista voi kuitenkin käyttää palvelun tarjoamiseksi palveluita, jotka toimivat osittain myös muualla kuin EU- ja ETA-alueella. Lisätietoja uutiskirjeiden palveluntoimittajista saat tietosuojavastaavaltamme (tietosuoja(at)ym.fi).

Jos olet tilannut Kestävä kaupunki -ohjelman tai Luonnon kirjo -verkkolehden uutiskirjeen, henkilötietojasi käsittelee myös Suomen ympäristökeskus (SYKE) tietoalustan ylläpitäjänä.

Voimme luovuttaa tietojasi niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti. Viranomaisen henkilörekisteristä voidaan luovuttaa henkilötietoja, jos luovutuksensaajalla on henkilötietojen suojaa koskevien säännösten mukaan oikeus käyttää niitä. Viranomaisen asiakirjat ja tiedot ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Emme luovuta tietojasi suoramarkkinointia tai markkina- ja mielipidetutkimuksia varten.

Milloin tiedot poistetaan?

Säilytämme henkilötietojasi vain niin pitkään kuin se on tarpeellista tilaamiesi tiedotteiden ja uutiskirjeiden lähettämiseksi, eli kunnes uutiskirje tai tiedote lakkautetaan tai tilaus peruutetaan. Voit peruuttaa tilauksesi koska tahansa tiedotteessa tai uutiskirjeessä olevien ohjeiden mukaisesti. Voit myös pyytää ympäristöministeriötä poistamaan tietosi. Toimimaton sähköpostiosoite poistetaan automaattisesti.

Tilaisuudet ja tapahtumat

Käsittelyn tarkoitus

Ympäristöministeriö toimii johtavana vaikuttajana kestävän kehityksen, hyvän elinympäristön ja monimuotoisen luonnon turvaamisessa nykyisille ja tuleville sukupolville.

Tapahtumilla viestimme tärkeistä teemoista sidosryhmillemme. Tuotamme myös paljon tapahtumia, joilla jalkautamme muutosta ja rakennamme yhteistyötä. Lisäksi osa tapahtumista on osa viranomaistehtävien hoitamista (esim. kuuleminen). Tilaisuudet ja tapahtumat voivat olla luonteeltaan erilaisia: esimerkiksi kokouksia, työpajoja, seminaareja ja koulutuksia.

Käsittelemme henkilötietojasi tilaisuuksien ja tapahtumien järjestämiseksi sekä tilaturvallisuuden varmistamiseksi.

Mitä tietoja käsittelemme?

Käsiteltävien tietojen sisältö vaihtelee tapauskohtaisesti, mutta tyypillisesti tallennamme kutsujen lähettämistä varten nimesi, sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi, virkanimikkeesi/tittelisi sekä tiedon organisaatiostasi ja organisaation yhteystiedot. Tilaisuuden ja tapahtuman luonteesta riippuen voimme kysyä sinulta myös tiedot mahdollisesta erityisruokavaliostasi taikka suostumuksen osallistujatietojesi jakamiseen verkostoitumistarkoituksessa. Käytämme yhteystietoja tarvittaessa myös osallistumisohjeiden lähettämiseen sekä palautteen keräämiseen.

Osa tilaisuuksista ja tapahtumista voidaan tallentaa. Tallentamisesta tai kuvaamisesta informoidaan aina etukäteen, ja sinulla on mahdollisuus kieltäytyä näkymästä videolla tai valokuvissa.

Keräämme tilaisuuksien ja tapahtumien kutsujen lähettämiseen tarvittavat tiedot pääsääntöisesti henkilöiltä itseltään ilmoittautumisen yhteydessä. Voimme lisäksi kerätä tietoja julkisista lähteistä sekä sidosryhmiltämme.

Mihin käsittelymme perustuu?

Tietojesi kerääminen ja henkilöllisyytesi toteaminen, jotka liittyvät turvallisuuden varmistamiseen, perustuvat ympäristöministeriön lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen (tietosuoja-asetuksen (EU/2016/679) 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta ja työturvallisuuslain (738/2002) 8 §). Kirjanpitoaineistoon liitettävien tietojen käsittely perustuu niin ikään lakisääteiseen velvoitteeseen (asetus valtion talousarviosta (1243/1992) 46 §).

Muu henkilötietojesi käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävämme suorittamiseen (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohta ja tietosuojalain (1050/2018) 4 §:n 2 kohta). Ympäristöministeriön tehtävistä säädetään valtioneuvoston asetuksessa ympäristöministeriöstä (1286/2015).

Terveydentilaan liittyviä erityisruokavaliotietoja käsittelemme rekisteröidyn nimenomaisen suostumuksen perusteella (tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan a-alakohta). Lisäksi osallistujalistan jakaminen tapahtuman osallistujille verkostoitumista varten perustuu osallistujan nimenomaiseen suostumukseen.

Henkilötietojen siirto ja luovuttaminen

Kun vierailet ympäristöministeriön tiloissa tai muissa valtioneuvoston tiloissa, tietojasi käsittelevät valtioneuvoston lukuun Senaatti-Kiinteistöt Oy alihankkijoineen. Voimme käyttää tapahtumien järjestämisessä apuna myös muita palveluntuottajia. Sovimme palveluntuottajien kanssa henkilötietojen käsittelystä tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

Tapahtuman järjestämistä ja kutsujen lähettämistä varten voimme tarvittaessa luovuttaa yhteystietosi tai osallistujalistan myös mahdolliselle tapahtuman kumppanijärjestäjälle tai rahoittajalle. Näissä tapauksissa tietojesi jakaminen järjestäjien kesken toteutetaan tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Tietojen jakamisen tarve arvioidaan aina tapauskohtaisesti tilaisuuden tai tapahtuman luonne huomioiden.

Koulutustilaisuuksissa, seminaareissa ja vastaavissa tapahtumissa osallistujalista voidaan suostumuksen perusteella jakaa muille osallistujille verkostoitumista ja muuta yhteistyötä varten.

Voimme luovuttaa tietojasi niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti. Viranomaisella olevat tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Emme lähtökohtaisesti siirrä henkilötietojasi EU- tai ETA-alueiden ulkopuolelle. Mikäli tapahtuman tai tilaisuuden järjestäminen edellyttää poikkeuksellisesti henkilötietojen siirtoa kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille, noudatamme tietosuoja-asetuksen V luvun vaatimuksia sekä toteutamme tarvittaessa asianmukaiset suojatoimet.

Milloin tiedot poistetaan?

Säilytämme tietojasi tilaisuuden järjestämiseen ja jälkitoimiin tarvittavan ajan, lähtökohtaisesti enintään vuoden ajan. Säännönmukaisesti toistuvien tapahtumien osallistujalistoja ja osallistujien yhteystietoja voidaan säilyttää seuraavien samaan aihepiiriin liittyvien tapahtumien järjestämistä varten.

Senaattila-tilavarausjärjestelmässä tietoja säilytetään vierailupäivääsi saakka.

Joidenkin tapahtumien osallistujatietoja voidaan säilyttää valtioneuvoston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti kymmenen vuotta tai pysyvästi. Tällaisia ovat esimerkiksi hallitusten aineistoina kirjattavat ministerin isännöimät tilaisuudet tai muut merkitykseltään erityisen tärkeät ministeriön järjestämät tilaisuudet.

Mikäli tilaisuuteen kuuluu tarjoiluja, nimesi ja mahdollinen organisaatiosi nimi voidaan viedä osaksi kirjanpitoaineistoamme. Kirjanpitoaineistoon ei sisällytetä erityisruokavaliotietoja, ja erityisruokavaliotiedot poistetaan heti tapahtuman jälkeen. Kirjanpidon tositeaineiston säilytysaika on normaalisti kuusi vuotta vierailuvuoden päättymisestä.

Tapahtumien ja tilaisuuksien tallenteet ovat osallistujien katsottavissa tiedostopalvelussa enintään vuoden ajan tilaisuudesta. Joidenkin tilaisuuksien, esimerkiksi ministerin haastatteluiden tallenteet voidaan lisäksi julkaista ympäristöministeriön Youtube-kanavalla. Mediatilaisuuksista otettuja kuvia säilytetään ympäristöministeriön kuvapankissa sen säilytysaikojen mukaisesti.

Verkkosivuston kävijäseuranta

Ympäristöministeriön YM.fi-verkkosivuston käytöstä kerätään yleisiä tilastotietoja, joita käytetään sen kehittämiseen. Näitä tietoja ovat ladatut sivut, ajankohta sekä verkkoselain ja käyttöjärjestelmä. Sivustojen kävijäseuranta ei kerää tietoja, joista yksittäinen henkilö voidaan tunnistaa. Kävijöiden IP-osoitteet on anonymisoitu eli karkeistettu yleiselle tasolle ennen niiden käsittelyä.  

Joillekin sivuston sivuille on upotettu sivuston ulkopuolisia sovelluksia, kuten sosiaalisen median syötteitä tai videoita. Näissä sovelluksissa käytetään evästeitä, jotka välittävät tiedon sivun latauksesta kolmannelle osapuolelle.

Lisätietoa evästeiden käytöstä

Verkkosivuston palaute

Verkkosivuston palautelomakkeella voi lähettää kysymyksiä ja palautetta.

Käsittelemme henkilötietoja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e kohdan perusteella. Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

Tallennetut tiedot

Palautelomakkeessa pyydämme kysyjän nimen. Jos kysyjä haluaa viestiinsä vastauksen, pyydämme sähköpostiosoitteen. Halutessaan kysyjä voi myös antaa organisaation nimen.

Tietojen luovutus

Emme siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA-alueiden ulkopuolelle. Tietoja ei myöskään luovuteta suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimuksia, henkilömatrikkeleita tai sukututkimuksia varten.

Tietojen säilytysaika

Palautelomakkeella lähetetyt tiedot poistetaan, kun palautteesta on kulunut vuosi.

Vesiyhteisörekisteri

Käsittelyn tarkoitus

Vesiyhteisörekisteriin merkitään tietoja vesitaloushankkeiden yhteistä toteuttamista varten perustetuista vesioikeudellisista yhteisöistä. Vesiyhteisörekisterin tehtävänä on palvella viranomaisia, toiminnanharjoittajia sekä yksittäisiä kansalaisia ja yhteisöjä. Osalla vesiyhteisörekisteriin tehtävistä merkinnöistä on oikeuksia luova vaikutus. Ympäristöministeriö huolehtii henkilötietojen käsittelyn järjestämisestä vesiyhteisörekisterin rekisterinpitäjänä.

Mitä tietoja käsitellään?

Vesiyhteisörekisteriin tallennetaan vesiyhteisön hallituksen jäsenten etu- ja sukunimet sekä henkilötunnukset. Hallituksen puheenjohtajasta ja toimitsijasta tallennetaan etu- ja sukunimi, henkilötunnus, puhelinnumero, postiosoite ja sähköpostiosoite.

Henkilötiedot tallennetaan vesioikeudellisten yhteisöjen tekemien ilmoitusten perusteella.

Mihin käsittely perustuu?

Ympäristöministeriö käsittelee henkilötietoja lakisääteisen velvoitteensa noudattamiseksi (tietosuoja-asetuksen (EU/2016/679) 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta). Vesilain (587/2011) 12 luvun 6 §:n 1 momentin mukaan vesiyhteisörekisteriä pitää ympäristöministeriö.

Henkilötunnusta käsitellään asianhallintajärjestelmässä, koska rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää laissa säädettyjen tehtävien suorittamiseksi (tietosuojalain (1050/2018) 29 §:n 1 momentin 1 kohta).

Henkilötietojen siirto ja luovuttaminen

Henkilötietojen käsittelijänä ja asianhallintajärjestelmästä vastaavana tahona toimii elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten sekä työ- ja elinkeinotoimistojen kehittämis- ja hallintokeskus (KEHA-keskus).

Tietoja käyttävät elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukset ja aluehallintovirastot lakisääteisten tehtäviensä hoitamiseksi.

Vesiyhteisörekisteriä koskevia henkilötietoja voidaan luovuttaa rekisteristä vesiyhteisöjen tietoja pyytäville ja tietoja tarvitseville tahoille viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999, julkisuuslaki) mukaisesti. Näitä tahoja ovat tyypillisesti viranomaiset, maanomistajat, muut yksityiset henkilöt ja yhteisöt sekä oikeudellisia palveluja hoitavat tahot. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointia tai markkina- ja mielipidetutkimuksia varten.

Milloin tiedot poistetaan?

Tietoja säilytetään ELY-keskusten ja aluehallintoviraston tiedonohjaussuunnitelmassa määriteltyjen säilytysaikojen mukaisesti.

Lisätiedot säilytysajoista: [email protected]

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Erja Werdi
lainsäädäntöneuvos
[email protected]

Vesiyhteisörekisteriin liittyvät julkisuuslakiin perustuvat tietopyynnöt osoitetaan ELY-keskuksen tai aluehallintoviraston kirjaamoon tai sähköisen asiointipalvelun kautta:

• ELY-keskusten ja aluehallintovirastojen sähköinen asiointipalvelu

Webpropol

Tietosuojaseloste: Webpropol

Ympäristöministeriön hallinnonalan kunniamerkit

Käsittelyn tarkoitus

Suomen Valkoisen Ruusun ja Suomen Leijonan ritarikunnat antavat vuosittain kunniamerkkejä kotimaisille siviilihenkilöille itsenäisyyspäivänä ministeriöiden tekemien esitysten perusteella. Ympäristöministeriön hallinnonalan kunniamerkkiehdotukset toimitetaan ympäristöministeriölle, joka kokoaa ja toimittaa kunniamerkkiesitykset ritarikuntia varten. Tasavallan presidentti tekee myöntämispäätökset ritarikuntien hallitusten esityksestä.

Ympäristöministeriö käyttää henkilötietoja ainoastaan palkitsemisen valmisteluun, kunniamerkkiesitysten toimittamiseen ritarikunnille sekä myönnettyjen kunniamerkkien toimittamiseen ehdottajille.

Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme kunniamerkkiesityksiä varten seuraavia ritarikuntien edellyttämiä tietoja:

• Suomen Valkoisen Ruusun ja Suomen Leijonan ritarikunnat: Kunniamerkkiehdotus

Käsiteltävät henkilötiedot saamme kunniamerkkiehdotusten tekijöiltä sekä ympäristöministeriön henkilöstöhallinnolta. Ehdotuksen tekijä varmistaa sen henkilön suostumuksen, jolle kunniamerkkiä esitetään.

Mihin käsittelymme perustuu?

Kunniamerkkien myöntäminen perustuu lakiin julkisen arvonannon osoituksista (1215/1999), Suomen Valkoisen Ruusun ritarikunnan ohjesääntöön, asetukseen Suomen Leijonan ritarikunnan perustamisesta sekä ritarikuntien määräyksiin kunniamerkkien antamisesta.

Käsittelemme ympäristöministeriössä henkilötietoja yleistä etua koskevan tehtävämme suorittamiseksi (tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta ja tietosuojalain (1050/2018) 4 §:n 2 kohta). Henkilöltä, jolle kunniamerkkiä esitetään, pyydetään myös suostumus ennen esityksen tekemistä (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a-alakohta).

Henkilötietojen siirto ja luovuttaminen

Ympäristöministeriö toimittaa kunniamerkkiesitykset ritarikunnille päätöksentekoa varten. Ritarikunnat julkaisevat tiedot myönnetyistä kunniamerkeistä verkkosivuillaan. Ritarikuntien kanslia toimittaa myönnetyt kunniamerkit kunniakirjoineen ympäristöministeriölle, josta ne toimitetaan edelleen kunniamerkkiehdotusten tekijöille.

Voimme luovuttaa tietoja niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti. Viranomaisella olevat tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Emme luovuta tietoja suoramarkkinointia tai markkina- ja mielipidetutkimuksia varten.

Milloin tiedot poistetaan?

Säilytämme tietoja valtioneuvoston tiedonohjaussuunnitelmassa määriteltyjen säilytysaikojen mukaisesti. Ministerin esitystä kunniamerkin saajista säilytetään pysyvästi ja kunniamerkkiehdotuksia enintään kolme vuotta.

Ympäristöministeriön sidosryhmärekisteri

Tietosuojaseloste: Ympäristöministeriön sidosryhmärekisteri