Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely ympäristöministeriössä
Yhteystiedot
Rekisterinpitäjä
Ympäristöministeriö
PL 35, 00023 Valtioneuvosto
Puhelinvaihde 0295 16001
[email protected]
Tietosuojavastaava
Maija Seppälä
[email protected]
Valtioneuvoston kanslia ja muut ministeriöt toimivat yhteisrekisterinpitäjinä, kun ne käsittelevät henkilötietoja valtioneuvoston yhteisissä tietojärjestelmissä.
Tietosuojalainsäädännön noudattamista Suomessa valvoo tietosuojavaltuutettu.
Henkilötietojen käsittely ympäristöministeriössä
Ympäristöministeriö kunnioittaa asiakkaidensa, yhteistyötahojensa ja henkilöstönsä yksityisyyttä ja käsittelee näiden henkilötietoja vain perustellusta syystä. Käsittelemme henkilötietoja lakisääteisten velvoitteidemme noudattamiseksi, yleisen edun mukaisten tehtäviemme suorittamiseksi sekä joissain tilanteissa myös henkilön itsensä antaman suostumuksen perusteella. Tarvitsemme henkilötietoja muun muassa palveluidemme tuottamiseen, henkilöstöasioiden hoitamiseen sekä yhteydenpitoon eri sidosryhmien kanssa.
Henkilötietoja käsittelevät ympäristöministeriössä vain ne työntekijät, joilla on työtehtävän mukaiset käyttövaltuudet ja oikeus käsitellä kyseistä asiaa. Lisäksi henkilötietojen käsittelijöinä voivat toimia ministeriön lukuun toimivat palveluntuottajat alihankkijoineen, joiden kanssa ministeriö on sopinut tietojen käsittelystä tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Sinulla on oikeus pyytää pääsyä ympäristöministeriön sinusta keräämiin tietoihin, saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä ja pyytää tiedoissa ilmenevien virheiden oikaisemista. Tilanteesta riippuen voit myös vaatia tietojesi poistamista ja niiden käsittelyn rajoittamista.
Säilytämme henkilötietojasi joko valtioneuvoston tiedonohjaussuunnitelman tai palvelun elinkaaren mukaisesti taikka siihen saakka, kunnes itse peruutat tilaamasi palvelun (uutiskirjeet ja julkaisut).
Tietosuojaoikeutesi
Oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä
Sinulla on oikeus saada tietää millä tavoin ja mihin tarkoituksiin käsittelemme henkilötietojasi. Olemme pyrkineet kuvaamaan verkkosivuillamme mahdollisimman kattavasti suorittamaamme henkilötietojen käsittelyä. Mikäli tarvitset lisätietoja henkilötietojesi käsittelystä ympäristöministeriössä, voit ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaamme ([email protected]).
Oikeus saada pääsy tietoihin
Sinulla on oikeus saada tietää, käsitteleekö ympäristöministeriö henkilötietojasi. Mikäli käsittelemme tietojasi, sinulla on oikeus saada jäljennös näistä tiedoista, ellei meillä ole lainmukaista perustetta kieltäytyä oikeuden toteuttamisesta. Voit pyytää jäljennöksen toimittamalla meille sitä koskevan tietopyynnön.
Oikeus oikaista tietoja
Mikäli huomaat, että sinusta käsittelemämme tiedot ovat vanhentuneita tai muuten virheellisiä, sinulla on oikeus pyytää meiltä tällaisten tietojen oikaisemista. Tällaisessa tapauksessa pyydämme sinua kertomaan, mikä tieto on virheellinen ja perustelemaan virheellisyyden sekä miten tietoja tulisi muuttaa, tai kertomaan, mikä tieto pitäisi täydentää ja miten.
Mikäli oikaisemme tietojasi, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan oikaisusta kaikille niille, joille tietojasi on aiemmin luovutettu.
Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä
Mikäli käsittelemämme tiedot ovat mielestäsi virheellisiä, niitä käsitellään lainvastaisesti tai olet vastustanut tietojesi käsittelyä, voit pyytää meitä rajoittamaan tietojesi käsittelyä. Tällöin voimme jatkaa tietojesi käsittelyä vain suostumuksellasi, yleisen edun vuoksi tai jonkun toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi. Voimme käsitellä tietoja myös oikeusvaateen laatimisen, esittämisen tai puolustamisen takia.
Mikäli rajoitamme tietojesi käsittelyä, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan rajoittamisesta kaikille niille, joille tietojasi on aiemmin luovutettu.
Suostumuksen peruutus
Silloin kun käsittelemme henkilötietojasi suostumuksesi perusteella, sinulla on oikeus perua antamasi suostumus. Kun suostumus peruutetaan, ympäristöministeriö lopettaa henkilötietojesi käsittelyn ja poistaa sinusta kerätyt henkilötiedot.
Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
Silloin kun henkilötietojesi käsittely ei perustu ympäristöministeriön lakisääteisen velvoitteen hoitamiseen, sinulla on halutessasi oikeus vastustaa sitä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Ympäristöministeriö lopettaa tällöin tietojesi käsittelyn, ellei siihen ole olemassa huomattavan tärkeää ja perusteltua syytä, joka syrjäyttää etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai ellei se ole tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Henkilötietojen käsittelyä koskeva valitus tai kantelu
Mikäli koet, että suorittamamme henkilötietojen käsittely ei vastaa lainsäädännön sille asettamia vaatimuksia, sinulla on oikeus tehdä valitus tai kantelu tietosuojavaltuutetun toimistolle. Lisätietoa kantelun tekemisestä antaa tietosuojavaltuutetun toimisto.
Tietopyynnön tekeminen
Voit lähettää tietopyynnön henkilötietojesi tarkistamiseksi ja saada nähtäväksesi ympäristöministeriön palveluihin tallennetut henkilötietosi täyttämällä valtioneuvoston kanslian sivuilta löytyvän tulostettavan lomakkeen ja toimittamalla sen ympäristöministeriön kirjaamoon.
Kysymme lomakkeella henkilö- ja muita tietoja, jotta voimme tunnistaa kysyjän ja toimittaa tallennetut henkilötiedot tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Täytä lomake huolellisesti, tulosta se ja lähetä kirjeitse ympäristöministeriön kirjaamoon. Voit myös tuoda täytetyn lomakkeen kirjaamon palvelupisteeseen sen aukioloaikoina tai lähettää lomakkeen kirjaamolle salattuna sähköpostina (edellyttää rekisteröitymistä). Huomaathan, että salaamaton sähköposti ei suojaa henkilötietojasi verkkoliikenteessä.
Ympäristöministeriön kirjaamon yhteystiedot
Postiosoite: Kirjaamo, Ympäristöministeriö, PL 35, 00023 Valtioneuvosto
Käyntiosoite: Ritarikatu 2 B, Helsinki
Aukioloajat: ma-pe klo 8.00-16.15
Sähköpostiosoite: [email protected]
Puhelin: 02952 50300
Tallennetut henkilötiedot
-
-
Tallennamme ympäristöministeriöön lähettämäsi palautteet, kirjeet, asiakirja- tai tietopyynnöt ja muut yhteydenottosi. Tietoja säilytetään ministeriön tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.
-
-
Käsittelyn tarkoitus
Ympäristöministeriön koordinoima Kestävä kaupunki -ohjelma vauhdittaa kaupunkien ja kuntien kestävää kehitystä yhteistyössä ministeriöiden, kuntien ja muiden toimijoiden kanssa. Ohjelmassa vahvistetaan kestävyyden johtamista, ratkotaan kaupunkien yhteisiä kestävyyshaasteita, kehitetään uusia ratkaisuja kokeiluissa ja piloteissa sekä edistetään hyvien käytäntöjen skaalaamista. Ohjelman puitteissa toteutetaan kaupungeille, kunnille ja muille kestävän kaupunkikehityksen toimijoille suunnattuja kehittämishankkeita, joissa ratkotaan kaupunkien ja kuntien kestävyyshaasteita esimerkiksi työpajojen, asiantuntijasparrauksen ja vertaisoppimisen keinoin.
Käsittelemme henkilötietoja hankkeiden toteuttamiseksi, kuten asiantuntijasparrauksen järjestämiseksi, tapahtumakutsujen lähettämiseksi, osallistujille ja hankkeiden yhteistyökumppaneille viestimiseksi sekä muiden järjestelyjen hoitamiseksi.
Mitä tietoja käsittelemme?
Käsittelemme hankkeiden mahdolliseen osallistujahakuun osallistuvien, muiden hankkeisiin osallistuvien, hankkeiden tilaisuuksiin osallistuvien ja kutsuttavien henkilöiden sekä mahdollisten yhteistyökumppanien tietoja. Tallennamme henkilön nimen, työsähköpostiosoitteen ja työpuhelinnumeron, nimikkeen sekä organisaation nimen. Tilaisuuden ja tapahtuman luonteesta riippuen voimme kysyä sinulta myös tiedot mahdollisesta erityisruokavaliostasi.
Henkilötiedot kerätään henkilöltä itseltään esimerkiksi hakulomakkeella tai tapahtumaan ilmoittautuessa sekä yleisesti saatavilla olevista lähteistä, kuten organisaatioiden verkkosivuilta. Lisäksi mukaan hakevan tai hankkeeseen osallistuvan kunnan tai muun toimijan yhteyshenkilö voi välittää muun hankkeeseen osallistuvan tiimin tiedot.
Mihin käsittelymme perustuu?
Käsittelemme henkilötietoja yleistä etua koskevan tehtävämme suorittamiseksi (tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta ja tietosuojalain (1050/2018) 4 §:n 2 kohta). Ympäristöministeriön tehtävistä säädetään valtioneuvoston asetuksessa ympäristöministeriöstä (1286/2015).
Henkilötietojen siirto ja luovuttaminen
Ympäristöministeriössä henkilötietoja käsittelevät ne työntekijät, joilla on työtehtävän mukaiset käyttövaltuudet ja oikeus käsitellä kyseistä asiaa. Lisäksi henkilötietojen käsittelijänä toimii kutakin hanketta toteuttava palveluntuottaja, jonka kanssa ympäristöministeriö on sopinut henkilötietojen käsittelystä tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Tietoja voidaan luovuttaa niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.
Emme luovuta tietoja suoramarkkinointia tai markkina- ja mielipidetutkimuksia varten.
Milloin tiedot poistetaan?
Säilytämme tietoja vuoden Kestävä kaupunki -ohjelman päättymisen jälkeen eli vuoden 2024 loppuun asti viestinnän mahdollistamiseksi. Hankkeeseen liittyvien tapahtumien osallistujatiedot säilytämme kunkin hankkeen päättymiseen saakka. Erityisruokavaliotiedot poistamme heti tapahtuman jälkeen.
Yhteyshenkilö
Iina Heikkilä
asiantuntija
[email protected] -
-
-
Käsittelyn tarkoitus
Rakennetun ympäristön tiedon yhteentoimivuutta edistetään laaja-alaisen yhteistyöryhmän avulla. Asetetun yhteistyöryhmän alla on kolme teemaryhmää sekä useampi alaryhmä/valmisteluryhmä, joihin voi ilmoittautua vapaasti mukaan. Ryhmien tarkoitus on käsitellä ja keskustella semanttiseen yhteentoimivuuteen, kokonaisarkkitehtuuriin sekä standardisointiin liittyvistä asioista ja sopia yhteisistä ratkaisuista.
Teemaryhmien ja alaryhmien/valmisteluryhmien sidosryhmätyöhön ilmoittaudutaan sähköpostitse osoitteen [email protected] kautta. Yhteystietojen perusteella teemaryhmien ja alaryhmien/valmisteluryhmien osallistujille lähetetään kalenterikutsut tapaamisiin sekä lähetetään sähköpostitse muita ryhmän toimintaan liittyviä viestejä. Teemaryhmillä voi olla myös seuraajajäseniä, joille lähetetään kokousten muistiot jälkikäteen sähköpostitse.
Mitä tietoja käsittelemme?
Käsittelemme yhteentoimivuustyöhön osallistuvien edustajien seuraavia tietoja: etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite ja organisaatio.
Käsiteltävät henkilötiedot saamme osallistujalta suoraan yhteentoimivuustyön ryhmään ilmoittautumisen yhteydessä.
Mihin käsittelymme perustuu?
Käsittelemme henkilötietoja yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi (tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta ja tietosuojalain (1050/2018) 4 §:n 2 kohta). Ympäristöministeriön tehtävistä säädetään valtioneuvoston asetuksessa ympäristöministeriöstä (1286/2015). Lisäksi ministeriöiden velvollisuudesta ylläpitää omalla toimialallaan yleisiä linjauksia yhteisten tietovarantojen ja tietojärjestelmien yhteentoimivuuden edistämiseksi säädetään julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 6 §:n 2 momentissa.
Henkilötietojen siirto ja luovuttaminen
Ympäristöministeriössä henkilötietoja käsittelevät ne työntekijät, joilla on työtehtävän mukaiset käyttövaltuudet ja oikeus käsitellä kyseistä asiaa. Lisäksi tietoja voivat käsitellä ympäristöministeriön lukuun toimivat palveluntuottajat alihankkijoineen, joiden kanssa ympäristöministeriö on sopinut henkilötietojen käsittelystä tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla. Tällainen toimija on vuonna 2021 KIRAHub, joka toimii teemaryhmien ja alaryhmien fasilitaattorina.
Emme siirrä henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Milloin tiedot poistetaan?
Säilytämme tietoja yhteentoimivuustyön ryhmiin osallistujista siihen asti, kun yhteentoimivuustyön ryhmät päätetään lakkauttaa. Poistamme tiedot myös, jos vastaanottajaa ei löydy sähköpostilähetyksissä taikka rekisteröidyn pyynnöstä.
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Anssi Hänninen
erityisasiantuntija
[email protected] -
-
Ympäristöministeriön verkkosivustolta on mahdollista tilata tiedotteita ja muita ajankohtaisaineistoja. Tilatessa annettavia henkilötietoja käsittelevät ministeriössä työskentelevät henkilöt.
Käsittelemme henkilötietojasi ympäristöministeriön lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohta c-alakohta ja julkisuuslaki 20 §) sekä suostumuksesi perusteella.
Tallennetut tiedot
Tiedotteiden ja muiden ajankohtaisaineistojen tilauspalveluissa tallennamme tilauksen yhteydessä annetun sähköpostiosoitteen.
Tietojen luovutus
Emme siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA-alueiden ulkopuolelle. Tietoja ei myöskään luovuteta suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimuksia, henkilömatrikkeleita tai sukututkimuksia varten.
Tietojen säilytysaika
Tiedot ajankohtaisaineistojen tilauspalvelussa säilyvät, kunnes tilaaja itse lopettaa tilauksensa.
-
-
Valtion virka-ansiomerkkien myöntämiseen tarvittavat tiedot saadaan valtionhallinnon henkilöstöä koskevista rekistereistä ja nimikirjasta. Tiedot on määritelty virka-ansiomerkkiasetuksessa. Käsitellyt henkilötiedot ovat nimi, henkilötunnus, nimike ja virasto sekä palvelusuhteet valtiolla. Tietoja säilytään ministeriössä nimikirjalain ja arkistolain mukaisesti.
-
Ympäristöministeriön YM.fi-verkkosivuston käytöstä kerätään yleisiä tilastotietoja, joita käytetään sen kehittämiseen. Näitä tietoja ovat ladatut sivut, ajankohta sekä verkkoselain ja käyttöjärjestelmä. Sivustojen kävijäseuranta ei kerää tietoja, joista yksittäinen henkilö voidaan tunnistaa. Kävijöiden IP-osoitteet on anonymisoitu eli karkeistettu yleiselle tasolle ennen niiden käsittelyä.
Joillekin sivuston sivuille on upotettu sivuston ulkopuolisia sovelluksia, kuten sosiaalisen median syötteitä tai videoita. Näissä sovelluksissa käytetään evästeitä, jotka välittävät tiedon sivun latauksesta kolmannelle osapuolelle.
Lisätietoa evästeiden käytöstä
-
Verkkosivuston palautelomakkeella voi lähettää kysymyksiä ja palautetta.
Käsittelemme henkilötietoja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e kohdan perusteella. Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.
Tallennetut tiedot
Palautelomakkeessa pyydämme kysyjän nimen. Jos kysyjä haluaa viestiinsä vastauksen, pyydämme sähköpostiosoitteen. Halutessaan kysyjä voi myös antaa organisaation nimen.
Tietojen luovutus
Emme siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA-alueiden ulkopuolelle. Tietoja ei myöskään luovuteta suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimuksia, henkilömatrikkeleita tai sukututkimuksia varten.
Tietojen säilytysaika
Palautelomakkeella lähetetyt tiedot poistetaan, kun palautteesta on kulunut vuosi.
-
Käsittelyn tarkoitus
Vesiyhteisörekisteriin merkitään tietoja vesitaloushankkeiden yhteistä toteuttamista varten perustetuista vesioikeudellisista yhteisöistä. Vesiyhteisörekisterin tehtävänä on palvella viranomaisia, toiminnanharjoittajia sekä yksittäisiä kansalaisia ja yhteisöjä. Osalla vesiyhteisörekisteriin tehtävistä merkinnöistä on oikeuksia luova vaikutus. Ympäristöministeriö huolehtii henkilötietojen käsittelyn järjestämisestä vesiyhteisörekisterin rekisterinpitäjänä.
Mitä tietoja käsitellään?
Vesiyhteisörekisteriin tallennetaan vesiyhteisön hallituksen jäsenten etu- ja sukunimet sekä henkilötunnukset. Hallituksen puheenjohtajasta ja toimitsijasta tallennetaan etu- ja sukunimi, henkilötunnus, puhelinnumero, postiosoite ja sähköpostiosoite.
Henkilötiedot tallennetaan vesioikeudellisten yhteisöjen tekemien ilmoitusten perusteella.
Mihin käsittely perustuu?
Ympäristöministeriö käsittelee henkilötietoja lakisääteisen velvoitteensa noudattamiseksi (tietosuoja-asetuksen (EU/2016/679) 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta). Vesilain (587/2011) 12 luvun 6 §:n 1 momentin mukaan vesiyhteisörekisteriä pitää ympäristöministeriö.
Henkilötunnusta käsitellään asianhallintajärjestelmässä, koska rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää laissa säädettyjen tehtävien suorittamiseksi (tietosuojalain (1050/2018) 29 §:n 1 momentin 1 kohta).
Henkilötietojen siirto ja luovuttaminen
Henkilötietojen käsittelijänä ja asianhallintajärjestelmästä vastaavana tahona toimii elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten sekä työ- ja elinkeinotoimistojen kehittämis- ja hallintokeskus (KEHA-keskus).
Tietoja käyttävät elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukset ja aluehallintovirastot lakisääteisten tehtäviensä hoitamiseksi.
Vesiyhteisörekisteriä koskevia henkilötietoja voidaan luovuttaa rekisteristä vesiyhteisöjen tietoja pyytäville ja tietoja tarvitseville tahoille viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999, julkisuuslaki) mukaisesti. Näitä tahoja ovat tyypillisesti viranomaiset, maanomistajat, muut yksityiset henkilöt ja yhteisöt sekä oikeudellisia palveluja hoitavat tahot. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointia tai markkina- ja mielipidetutkimuksia varten.
Milloin tiedot poistetaan?
Tietoja säilytetään ELY-keskusten ja aluehallintoviraston tiedonohjaussuunnitelmassa määriteltyjen säilytysaikojen mukaisesti.
Lisätiedot säilytysajoista: [email protected]
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Erja Werdi
lainsäädäntöneuvos
[email protected]Vesiyhteisörekisteriin liittyvät julkisuuslakiin perustuvat tietopyynnöt osoitetaan ELY-keskuksen tai aluehallintoviraston kirjaamoon tai sähköisen asiointipalvelun kautta:
-
-
Ministeriö kokoaa vuosittain hallinnonalaltaan kunniamerkkiesitykset Ritarikuntia varten. Käsittely perustuu lakiin julkisista huomionosoituksista sekä Suomen Valkoisen Ruusun ritarikunnan ohjesääntöön, asetukseen Suomen Leijonan ritarikunnan perustamisesta sekä Ritarikuntien määräyksiin kunniamerkkien antamisesta. Ehdotuksen tekijän on varmistettava sen henkilön suostumus, jolle kunniamerkkiä esitetään. Tietoja säilytetään ministeriössä kunniamerkkien myöntämisen käsittelyn ajan.
-
-
Henkilöstöä koskevia tietoja kerätään lakisääteisten henkilöstö- ja taloushallinnon tehtävien hoitamiseen. Tiedot saadaan virkamieheltä itseltään ja valtionhallinnon rekistereistä. Tietoja säilytetään arkistolain ja ympäristöministeriön tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Käsitellyt henkilötietoryhmät koskevat mm. henkilön yhteystietoja, nimittämistä, palkkausta, palvelussuhteita ja työaikaa.