Tietojen yhteentoimivuudella sujuvuutta viranomaistyöhön
Ympäristöministeriössä on otettu tosissaan tiedonhallintalain mukainen velvoite edistää toimialallaan yhteisten tietovarantojen ja tietojärjestelmien yhteentoimivuutta. Yhteentoimivuuden kehittäminen on tuottavuusteko, johon kannattaa investoida aikaa ja asiantuntijuutta.
Ympäristönsuojelun tietorakenteita ja yhteentoimivuutta kehittävä YTY-hanke käynnistettiin vuoden 2024 alussa, koska monimutkaisten ympäristöasioiden asioinnin ja asiankäsittelyn sujuvoittaminen oli osoittautunut melko mahdottomaksi tehtäväksi ilman merkittävää poikkihallinnollista tietojen ja tietojärjestelmien yhteentoimivuuden kehittämistä. Hanke toteutettiin 1.1.2024–30.6.2026 tiiviissä yhteistyössä työ- ja elinkeinoministeriön ohjaaman, yhden luukun palveluratkaisuja kehittävän Luvat ja valvonta -hankkeen kanssa.
Hankkeessa huomioitiin myös käynnissä ollut virastouudistus, missä aluehallintovirastojen (AVIt) ympäristöön liittyvät lupatehtävät sekä elinvoima-, liikenne- ja ympäristökeskusten (ELY-keskukset) ympäristövalvontatehtävät keskitettiin yhteen valtakunnalliseen Lupa- ja valvontavirastoon (LVV).
Ympäristönsuojelun sanasto, tietomalli ja koodistot käyttöön
Yleisesti ottaen julkishallinnon tietojärjestelmien yhteentoimivuuden kehittäminen edellyttää analyyttistä yhteistarkastelua siitä, mitä todella tarkoitetaan niillä käsitteillä, joita käytetään esimerkiksi tietyn asian käsittelyyn velvoittavassa lainsäädännössä sekä lakien tavoitteita toteuttavissa tietojärjestelmissä – esimerkiksi mikä on päätös, mistä ja miten se muodostuu ja kuinka sitä tulee tietojärjestelmissä käsitellä.
YTY-hankkeessa tätä perusteellista keskustelua ja määrittelyä tehtiin ympäristönsuojelulain tiimoilta kymmenissä työpajoissa, yhteistyössä lukuisten ympäristönsuojelun asiantuntijoiden ja osaavien toteutuskumppaneiden kanssa. Työpajailun tuotoksena luotiin ympäristönsuojelun laajennettu sanasto, tietomalli ja koodistot, jotka on julkaistu Yhteentoimivuusalustalla. Niitä voi ja tulee käyttää muun muassa viestinnällisesti yhteisen ymmärryksen luomisessa tai suoraan semanttisesti yhteentoimivien tietojärjestelmien kehittämisessä.
Lisää teknistä kyvykkyyttä tietorakenteita yhtenäistäen
YTY-hankkeen teknisen yhteentoimivuuden kehittämisen pääkohteena olivat entisten Avien lupakäsittelyn sekä ELY-keskusten lupavalvonnan erilliset tietojärjestelmäkokonaisuudet, jotka tuli saada toimimaan yhtenäisemmin uuden Lupa- ja valvontaviraston ympäristöosaston luvituksen ja valvonnan prosessissa. Lisäksi niiden tuli toimia yhteen asiakasta monilupaisissa tilanteissa palvelevan Luvat ja valvonta -palvelun kanssa. Hankkeessa tunnistettiin tärkeimpiä järjestelmille yhteisiä tietoja ja yhtenäistettiin niiden tietorakenteita, jotta ne voisivat automaattisesti virrata järjestelmästä toiseen – esimerkiksi lupakohteen tiedot lupahakemuslomakkeelta lupakäsittelyyn, ja siitä edelleen valvontaan ja raportointiin.
Lisäksi perinteisesti liitedokumentteihin nojaavaan lupaprosessiin lisättiin koneluettavan rakenteisen tiedon määrää, jotta olennaisia lupatilanteesta kertovia tietoja voitaisiin paremmin hyödyntää erilaisissa tiedollajohtamisen ja kansalaisviestinnän tarpeissa. YTY-hanke on myös tukenut muiden viranomaisten välistä tiedonvaihtoa palvelevien teknisten ratkaisujen toteutusta. Nämä tekniset kehitystoimet ovat olleet työlästä pohjatyötä sen varmistamiseksi, että jatkossa tietojärjestelmät voisivat toimia yhteisen tiedon äärellä aiempaa sujuvammin, automaatiota ja tekoälyä hyödyntäen.
Vaikeaa mutta tärkeää yhteiskehittämistä
YTY-hankkeessa kohtasimme kipeästi digihankkeille tavallisen ongelman; tarvittuja asiantuntijoita oli vaikeaa saada yhteiskehittämisen äärelle. Lisähaasteena oli samaan aikaan käynnissä ollut suuri virastouudistus, joka ymmärrettävästi nieli avainhenkilöiden aikaa.
Digikehitystä ei voi jättää vain ostopalveluna hankittaville koodareille. Työssä tarvitaan ymmärrystä itse toiminnasta – kuten ympäristölupa- ja valvontaprosessista – sekä oman organisaation näkemystä tietojärjestelmistä ja ratkaisuarkkitehtuurista. Ratkaisuja tulee suunnitella niin, että tunnistetaan sekä ihmisten että tietokoneiden suorittamat työvaiheet ja niiden tietotarpeet, palveluekosysteemitasoiset yhteentoimivuushaasteet sekä uusimman teknologian tarjoamat mahdollisuudet.
Kun tietojärjestelmien kehittämiseen ja ylläpitoon käytetään säästötarpeista huolimatta melko paljon rahaa, on nurinkurista, jos niukimmaksi resurssiksi jää kokonaisvaltaiseen tarkasteluun tarvittava ajatteluaika. Tällöin voidaan päätyä käyttämään taloudellinen satsaus paikallisiin fiksauksiin, jotka itse asiassa lisäävät tietojärjestelmien monimutkaisuutta, vaikeuttavat niiden jatkuvaa kehittämistä ja pitkällä tähtäimellä nostavat kustannuksia. Organisaatioiden henkilöstön toimenkuvia tulisikin muokata niin, että yhä useampi ymmärtäisi omaan työhönsä liittyviä tietojärjestelmävaatimuksia, ja saisi osallistua jatkuvaan kehitystyöhön.
YTY-hanke loppui, työ jatkuu
Ympäristöministeriö on ollut aiemmin vahvasti mukana kehittämässä ELY-keskusten ja Avien ympäristövastuualueiden käyttämiä tietojärjestelmiä. Valtakunnallisen Lupa- ja valvontaviraston aloitettua toimintansa ympäristöministeriö siirtyy sivummalle yksittäisissä kehityshankkeissa. Päävastuu luvituksen ja valvonnan tietojärjestelmäratkaisujen jatkokehittämisestä jää LVV:n digitalisaatio- ja tietohallintoyksikölle sekä ympäristöosaston kehittämisyksikölle.
Ympäristöministeriö jatkaa kuitenkin digitalisaation suunnittelua ja ohjausta. Se edistää muun muassa EU- ja kansallisesta lainsäädännöstä kumpuavia kehitystarpeita, yhden luukun palveluiden kehittämistä sekä hallinnonalan tietojen ja tietojärjestelmien yhteentoimivuutta.
Tutustu näihin Yhteentoimivuusalustalla:
Lisätietoja
Anju Asunta
Projektipäällikkö
Ympäristönsuojelun tietorakenteita ja yhteentoimivuutta kehittävä YTY-hanke toteutettiin REPowerEU-rahoituksen tuella.
.png/9f5f82f8-c404-558b-b652-600e50b1c034?t=1686124794990)