Ryhti och Sapa införs i kommunerna – nationella lösningar utvecklar arkiveringen av byggnadstillsynsmaterial

Riksarkivet, Finlands miljöcentral och miljöministeriet har inlett ett samarbete med kommunerna för att granska ansvaret för arkivering av informationsmaterial inom byggnadstillsynen mellan datasystemet för den byggda miljön (Ryhti) och Riksarkivets tjänst för digital arkivering (Sapa). Målet är att fastställa enhetliga riktlinjer för användningen av nationella arkiverings- och förvaringslösningar.

Övergripande planering av arkiveringen är en aktuell fråga inom kommunerna. Hur kan kommunerna bäst säkerställa att byggnadstillsynsmaterial som samlats in vid olika tidpunkter bevaras och kan användas?

Införandet av Ryhti-systemet och utvidgningen av Sapa-tjänsten ska integreras i kommunernas informationshantering

Datasystemet för den byggda miljön är en nationell grundläggande informationsresurs för informationsmaterial om områdesanvändning och byggande som förvaltas av Finlands miljöcentral och som har varit i bruk sedan 2024. De uppgifter som lämnas till systemet härstammar i huvudsak från kommuner eller landskapsförbund.

I Ryhti-systemet utgörs de grundläggande uppgifterna i fråga om byggnader och bygglov av de uppgifter om byggnader som finns i befolkningsdatasystemet. Kommunerna kan, om de så önskar, i Ryhti-systemet också registrera tidigare material som har att göra med tillstånd för byggande och som inte tidigare har kunnat lämnas till befolkningsdatasystemet.

Kommunerna har haft möjlighet att lämna uppgifter till datasystemet för den byggda miljön sedan den 1 januari 2024. Skyldigheten att lämna informationsmaterial till systemet börjar den 1 januari 2029. Skyldigheten gäller inte sådant byggnadstillsynsmaterial som uppkommit före bygglagen trädde i kraft den 1 januari 2025.

Riksarkivets tjänst för digital arkivering (Sapa) utvidgades i början av året till att utöver statsförvaltningen också användas i inom resten av den offentliga förvaltningen. Till Sapa-tjänsten kan man överföra sådant informationsmaterial som det bestämts att ska förvaras varaktigt, det vill säga arkiveras. En stor del av uppgifterna om den byggda miljön ska arkiveras. Kommunerna kan redan nu till Sapa-tjänsten överföra sådant byggnadstillsynsmaterial som digitaliserats i enlighet med Riksarkivets digitaliseringsspecifikationer samt annat digitalt byggnadstillsynsmaterial. 

Tyngdpunkten i Ryhti-informationsresursen ligger på aktiv användning av informationen. Därifrån överförs materialet i ett senare skede av sin livscykel centraliserat till Riksarkivet för att säkra arkiveringen, forskningsanvändningen och långtidsförvaringen av informationen. Utöver Sapa och Ryhti hänger också kommunernas egna datasystem och tjänster ihop med helheten. I januari ordnades ett gemensamt diskussionsmöte med de kommuner och Sapa-pilotkommuner som deltog i Ryhti-samarbetet. Mötet skärpte helhetsbilden och gav information om kommunernas praktiska erfarenheter och behov.

Riksarkivet, Finlands miljöcentral och miljöministeriet har som mål att i framtiden dra upp närmare riktlinjer för arkiveringen av det byggnadstillsynsmaterial som inte omfattas av skyldigheten att överföra material till Ryhti-systemet. I praktiken måste man fatta beslut om vad för slags material det rekommenderas att kommunerna för in i Ryhti-systemet och i vilka fall det är bäst att lämna materialet direkt till Sapa-tjänsten. 

Som helhet ska riktlinjerna förhindra överlappande förvaring och bidra till att göra informationshanteringen inom kommunerna enklare. Kommunerna har under årens lopp gjort mycket för att utveckla hanteringen och användbarheten av informationsmaterialen inom byggnadstillsynen. Det är viktigt att de uppnådda fördelarna bevaras.

Uppgifterna om den byggda miljön är betydande arkivmaterial

En stor del av de centrala uppgifterna om den byggda miljön har enligt de gallringsbeslut som Riksarkivet meddelat med stöd av arkivlagen (831/1994) bedömts vara sådana som ska arkiveras. Informationsmaterialens arkivvärde grundar sig bland annat på hur betydande uppgifterna i anslutning till markanvändning och byggande är, på de långvariga effekterna på verksamhetsmiljön samt på hur unikt informationsinnehållet är och på dess sannolika framtida användningsbehov.  Arkiverade informationsmaterial förvaras utan tidsgräns, och de används i huvudsak för forskning.

Mer information

Juhana Rautiainen
programchef
[email protected]    
tfn +358 295 250 075

Joonas Hirn
projektchef
Riksarkivet
[email protected]
tfn 029 533 7170

Päivi Malmi
projektchef
Finlands miljöcentral
[email protected]
tfn 029 525 1831