Ryhti ja Sapa kuntien käyttöön – kansalliset ratkaisut kehittävät rakennusvalvonta-aineistojen arkistointia

Kansallisarkisto, Suomen ympäristökeskus (Syke) ja ympäristöministeriö ovat käynnistäneet yhteistyön kuntien kanssa, jossa tarkastellaan rakennusvalvonnan tietoaineistojen arkistointivastuita rakennetun ympäristön tietojärjestelmän (Ryhti) ja Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palvelun (Sapa) välillä. Tavoitteena on määrittää yhtenäiset linjaukset kansallisten arkistointi- ja säilyttämisratkaisujen hyödyntämiselle.

Arkistoinnin kokonaissuunnittelu on kunnissa ajankohtaista. Miten kunnat voivat parhaiten varmistaa eri aikoina kerättyjen rakennusvalvonta-aineistojen säilymisen ja käytettävyyden?

Ryhti-käyttöönotto ja Sapa-palvelun avautuminen osaksi kuntien tiedonhallintaa

Rakennetun ympäristön tietojärjestelmä on Syken ylläpitämä alueidenkäytön ja rakentamisen tietoaineistojen kansallinen perustietovaranto, joka on ollut käytössä vuodesta 2024 lähtien. Järjestelmään toimitettavat tiedot ovat pääasiassa peräisin kunnilta tai maakuntien liitoilta. 

Ryhti-järjestelmässä rakennusten ja rakennuslupien osalta pohjatietona ovat väestötietojärjestelmän rakennustiedot. Kunnat voivat halutessaan tallentaa Ryhti-järjestelmään myös aiempia rakentamisen luvituksen aineistoja, joita ei ole voinut aiemmin toimittaa väestötietojärjestelmään. 
Kunnilla on ollut mahdollisuus toimittaa tietoja rakennetun ympäristön tietojärjestelmään 1. tammikuuta 2024 lähtien. Velvoittavuus tietoaineistojen toimittamiseen alkaa 1.tammikuuta 2029. Velvoite ei koske ennen rakentamislain voimaan tuloa 1.1.2025 muodostuneita rakennusvalvonta-aineistoja.

Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palvelu (Sapa) laajeni tämän vuoden alussa valtionhallinnon lisäksi koko julkisen hallinnon käyttöön. Sapa-palveluun voi siirtää pysyvästi säilytettäväksi eli arkistoitavaksi määrättyjä tietoaineistoja. Suuri osa rakennettua ympäristöä koskevista tiedoista on arkistoitavia. Sapa-palveluun kunnat voivat siirtää jo nyt Kansallisarkiston digitointimääritysten mukaisesti digitoituja ja muita digitaalisessa muodossa olevia rakennusvalvonta-aineistojaan. 

Ryhti-tietovarannon painopiste on tiedon aktiivikäytössä. Sieltä aineistot siirretään elinkaarensa myöhemmässä vaiheessa keskitetysti Kansallisarkistoon, jotta varmistetaan tiedon arkistointi, tutkimuskäyttö ja pitkäaikaissäilytys. Sapan ja Ryhdin lisäksi kokonaisuuteen liittyvät kuntien omat tietojärjestelmät ja palvelut. Tammikuussa järjestettiin yhteinen keskustelutilaisuus Ryhti-yhteistyössä mukana olleiden kuntien ja Sapa-pilottikuntien kanssa. Tapaaminen tarkensi kokonaiskuvaa ja antoi tietoa kuntien käytännön kokemuksista ja tarpeista. 

Kansallisarkiston, Syken ja ympäristöministeriön päämääränä on tulevaisuudessa linjata tarkemmin niiden rakennusvalvonta-aineistojen arkistoinnista, joita Ryhti-järjestelmään siirtämisen velvoite ei koske. Käytännössä on päätettävä, millaisen aineiston kohdalla kuntien on suositeltavaa hyödyntää Ryhti-järjestelmää ja missä tapauksissa aineisto on järkevintä toimittaa suoraan Sapa-palveluun. 

Kokonaisuudessaan linjausten pitää estää päällekkäistä säilyttämistä ja palvella kuntien tiedonhallinnan yksinkertaistamista. Kunnat ovat kehittäneet vuosien aikana paljon rakennusvalvonnan tietoaineistojen hallintaa ja käytettävyyttä. Nämä saavutetut hyödyt on tärkeää säilyttää. 

Rakennetun ympäristön tiedot ovat merkittäviä arkistoaineistoja

Suuri osa rakennettua ympäristöä koskevista keskeisistä tiedoista on arvioitu Kansallisarkiston arkistolain (831/1994) nojalla antamissa seulontapäätöksissä arkistoitaviksi. Tietoaineistojen arkistollinen arvo perustuu muun muassa maankäyttöön ja rakentamiseen liittyvien tehtävien merkittävyyteen, toimintaympäristöön kohdistuviin pitkäkestoisiin vaikutuksiin ja tietosisällön ainutkertaisuuteen sekä todennäköisiin tuleviin käyttötarpeisiin.  Arkistoituja tietoaineistoja säilytetään ilman aikarajaa, ja niiden käyttö on pääasiassa tutkimuskäyttöä.  

Lisätietoja

Juhana Rautiainen
ohjelmapäällikkö
[email protected]    
p. +358 295 250 075

Joonas Hirn
projektipäällikkö
Kansallisarkisto
[email protected]
p. 029 533 7170

Päivi Malmi
Hankepäällikkö
Suomen ympäristökeskus
[email protected]
p.  029 525 1831